Boekhoudsystemen verbinden voor een naadloze integratie

Focus op EPHEC en Haute École Galilée

Contacteer ons
Project in een oogopslag
Klant
EPHEC & Haute École Galilée
Functie
Boekhouding
Uitdaging
Verschillende boekhoudsystemen integreren na een gedeeltelijke fusie, historische gegevens reconciliëren en een robuust boekhoudkundig kader opzetten voor de vergrote instelling.
Oplossing
Altesia zette een consultant on-site in om rekeningen te reconciliëren, analytische boekhouding op elkaar af te stemmen, gemeenschappelijke kosten toe te wijzen en nieuwe processen en documentatie te implementeren.
Impact
Succesvolle oplevering van een door de auditor goedgekeurde overdrachtsbalans, volledig afgestemde boekhoudsystemen en een versterkte boekhouddienst met digitale workflows en duidelijke procedures.
Altesia zorgde voor een vlotte fusie door complexe boekhoudkundige data te reconciliëren, processen te standaardiseren en praktische kennis binnen het team te verankeren.
Nicolas Putzeys Directeur Finance & Infrastructure bij EPHEC

Achtergrond

In 2023 gingen EPHEC en Haute École Galilée een gedeeltelijke fusie aan, waarbij verschillende departementen van Galilée naar EPHEC werden overgedragen.

​

Hoewel beide scholen een gemeenschappelijke visie en gedeelde belangen hadden, waren hun boekhoud- en beheersystemen erg verschillend. EPHEC werkte met vaste processen, een ERP-systeem, financiële controles en een gedigitaliseerd goedkeuringssysteem. Daarentegen werden de drie departementen van Haute École Galilée nog beheerd met veel papieren documenten, gedecentraliseerde processen en minder procedures.

​

Extra complex was dat de overdracht plaatsvond op 13 september, aan het einde van het academiejaar, en niet aan het einde van het kalenderjaar of bij een gebruikelijke fiscale afsluiting.

Virginie Siriez, Finance consultant bij Altesia, werd daarom aangesteld om de overdrachtsbalans op te stellen, die vervolgens moest worden gecontroleerd en zou dienen als juridisch bindend document en als basis voor de notariële akte. Dit werk vereiste dat Virginie de rekeningen van de afdelingen van Haute École Galilée klaarstoomde voor opname in de grotere entiteit, alsof het om een eindejaarsafsluiting ging.

​

De tweede dimensie van de opdracht was de boekhoudkundige werking van de nieuwe EPHEC-entiteit op te zetten, waarvoor een krachtiger systeem nodig was om de toegenomen omvang te beheren, met onder meer een nieuw rekeningschema, geactualiseerde processen en versterkte controles.

 

 

Aanpak

In het kader van een complexe institutionele overdracht tussen Haute École Galilée en EPHEC kreeg Altesia-consultant Virginie de opdracht om de nauwkeurigheid en coherentie van de boekhoudkundige gegevens te waarborgen. Wat aanvankelijk een eenvoudige opsplitsing van rekeningen leek, bracht al snel diepe structurele inconsistenties aan het licht — wat een nauwgezette reconciliatie, technische precisie en sterke coördinatie tussen departementen vereiste.

  • 1

    Analytische boekhouding tussen departementen op elkaar afstemmen

    Het oorspronkelijke plan was om voor de voorbereiding van de overdracht te steunen op de analytische boekhouding van elk departement. Tijdens het proces stelde Virginie echter verschillen vast in de manier waarop transacties werden geboekt, wat correcties en afstemming vereiste.

    Aankopen werden bijvoorbeeld anders geregistreerd. De analytische boekhouding moest worden gecorrigeerd en afgestemd op de nieuwe structuur. Door de beperkte digitalisering bij Haute École Galilée moest de experte vaak op zoek in klassementen die ouder waren dan zijzelf.

  • 2

    Gemeenschappelijke kosten en toewijzingen beheren

    Daarnaast had Haute École Galilée een centrale dienst die gemeenschappelijke kosten beheerde voor haar vier onderwijseenheden. De experte moest bepalen en toewijzen wat naar EPHEC zou worden overgedragen, waaronder gebouwen, schulden, studentenactiva en cash.

    “We hadden niet verwacht dat het zo complex zou zijn“, legt Virginie uit. “We dachten dat het voldoende zou zijn om alles gewoon door vier te delen. Maar sommige gebouwen dienden bijvoorbeeld meerdere eenheden. Als we een gebouw aan één eenheid toekenden, moesten we de andere compenseren. Soms moesten we complexe Excel-formules maken omdat uiteindelijk alles moest kloppen en de balans moest uitkomen op nul. Het ging erom de juiste evenwichten te vinden“.

  • 3

    Gegevens van de Sociale Raad reconciliëren

    Tot slot beschikte de Sociale Raad, een entiteit die juridisch los moet staan van de scholen en sociale subsidies en studiebeurzen beheert, niet over analytische boekhouding. Subsidies werden buiten de boekhouding om toegewezen aan elke onderwijseenheid op basis van het aantal ondersteunde studenten. “Ik vertrok vanuit die situatie en moest herverdelen en de boekhouding coherent maken. Het was in essentie een reconciliatie-oefening tussen twee databanken“, aldus Virginie.

  • 4

    Boekhoudprocessen en documentatie versterken

    Parallel vroeg de groei van EPHEC om een sterkere boekhoudkundige ruggengraat. Virginie implementeerde een nieuw rekeningschema, zette vernieuwde processen op en maakte gedetailleerde documentatie (procedures, gidsen, tutorials) om zowel nieuw aangeworven medewerkers als het Galilée-team te ondersteunen in de overgang van papieren werkwijzen naar digitale workflows.

    ​

  • 5

    Ondersteund door senior expertise

    Gedurende het hele project werd zij gesteund door Altesia-partner Cédric Van Themsche, die technische input leverde en zorgde voor een gestructureerde projectopvolging. Dit model bood de klant een pragmatische, kostenefficiënte mix: de inzet van een consultant on-site, ondersteund door senior expertise op de achtergrond, met concrete projecttracking (inclusief taakopvolging via Altesia’s projectmanagementtool).

Virginie siriez

Resultaten

Virginie werkte zes maanden voltijds en integreerde zich volledig in het team. Ze stroomlijnde met succes de boekhoudsystemen van de entiteiten en leverde een overdrachtsbalans op die door de auditor zonder enige correctie werd goedgekeurd.

Alle wettelijke verplichtingen en deadlines werden gehaald.

EPHEC kreeg niet alleen een gevalideerde overdrachtsbalans, maar ook een nieuw uitgebouwde boekhouddienst, uitgerust met processen, documentatie en tools die aangepast zijn aan de uitgebreidere scope.

Virginie maakte bestanden, procedures en een gebruikersgids om het werk van nieuwkomers te vergemakkelijken, of ze nu uit de kleinere structuur kwamen of nieuw werden aangeworven.

​

“Virginie was niet zomaar een consultant, ze maakte echt deel uit van het team”, zegt Nicolas Putzeys, Directeur Finance & Infrastructure bij EPHEC.​

“Ze werkte zes maanden voltijds met ons, was geduldig en didactisch met onze accountants en hielp ons door een zeer intense periode. Wat mij opviel in vergelijking met andere consultancybedrijven, was de pragmatische stijl van Altesia: mouwen opgestroopt, gefocust op resultaten en een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding dankzij Virginie’s werk on-site en de senior ondersteuning op de achtergrond.”

Feedback van de klant

  • Nicolas Putzeys Directeur Finance & Infrastructure bij EPHEC

    “Virginie was niet zomaar een consultant, ze maakte echt deel uit van het team.

    Ze werkte zes maanden voltijds met ons, was geduldig en didactisch met onze accountants en hielp ons door een zeer intense periode.

    Wat mij opviel in vergelijking met andere consultancybedrijven, was de pragmatische stijl van Altesia: mouwen opgestroopt, gefocust op resultaten en een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding dankzij Virginie’s werk on-site en de senior ondersteuning op de achtergrond”