Home Successes Het koppelen van boekhoudsystemen voor een naadloze integratie

Boekhoudsystemen op elkaar afstemmen voor een naadloze integratie

Focus op EPHEC en Haute École Galilée

Contacteer ons

Context

 

In 2023 gingen EPHEC en Haute École Galilée een gedeeltelijke fusie aan, waarbij verschillende afdelingen van Galilée werden overgedragen aan EPHEC.

​

Hoewel beide scholen een gemeenschappelijke visie en wederzijdse belangen deelden, waren hun boekhoud- en beheersystemen zeer verschillend. EPHEC werkte met gevestigde processen, een ERP-systeem, financiële controles en een gedigitaliseerd goedkeuringssysteem. Daartegenover stonden de drie afdelingen van Haute École Galilée, die nog grotendeels met papieren documenten, gedecentraliseerde processen en beperkte procedures werkten.

​

De overdracht vond bovendien plaats op 13 september, aan het einde van het academiejaar, en niet aan het einde van het kalenderjaar of een klassiek boekjaar, wat de complexiteit verder verhoogde.

Virginie Siriez, finance consultant bij Altesia, werd daarom aangesteld om de overdrachtsbalans op te stellen, die vervolgens moest worden geauditeerd en dienst moest doen als juridisch bindend document en basis voor de notariële akte. Dit vereiste dat Virginie de rekeningen van de afdelingen van Haute École Galilée voorbereidde op hun integratie in de grotere entiteit, alsof het het einde van een boekjaar betrof.

​

Een tweede luik van de opdracht bestond erin de boekhoudkundige werking van de nieuwe EPHEC-entiteit op te zetten, wat een krachtiger systeem vereiste om de grotere schaal aan te kunnen, met onder meer een nieuw rekeningschema, geactualiseerde processen en versterkte controles.

 

 

 

 

“Virginie was niet zomaar een consultant, ze maakte echt deel uit van het team.

Ze werkte zes maanden fulltime met ons samen, was geduldig en pedagogisch met onze boekhouders en hielp ons door een bijzonder intense periode.

Wat mij vooral opviel in vergelijking met andere consultancybedrijven was de pragmatische aanpak van Altesia: handen uit de mouwen, focus op resultaten en een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding dankzij Virginies werk ter plaatse en de senior ondersteuning op de achtergrond”

 

Nicolas Putzeys, Director Finance & Infrastructure bij EPHEC

 

 

Onze aanpak

In het kader van een complexe institutionele overdracht tussen Haute École Galilée en EPHEC kreeg Altesia-consultant Virginie de opdracht om de nauwkeurigheid en samenhang van de boekhoudkundige gegevens te waarborgen. Wat aanvankelijk een eenvoudige opsplitsing van de rekeningen leek, onthulde al snel diepgaande structurele inconsistenties — wat een minutieuze afstemming, technische precisie en sterke coördinatie tussen de afdelingen vereiste.

  • Analytische boekhouding tussen afdelingen op elkaar afstemmen

    Het oorspronkelijke plan was om te steunen op de analytische boekhouding van elke afdeling om de overdracht voor te bereiden. Tijdens het proces stelde Virginie echter verschillen vast in de manier waarop transacties werden geboekt, wat correcties en afstemming noodzakelijk maakte.

    Aankopen werden bijvoorbeeld verschillend geregistreerd. De analytische boekhouding moest worden gecorrigeerd en afgestemd op de nieuwe structuur. Gezien de beperkte digitalisering bij Haute École Galilée moest de expert vaak door mappen bladeren die dateren van vóór haar geboorte.

  • Beheer van gemeenschappelijke kosten en toewijzingen

    Daarnaast beschikte Haute École Galilée over een centrale dienst die de gemeenschappelijke kosten voor haar vier onderwijseenheden beheerde. De expert moest bepalen en toewijzen wat naar EPHEC zou worden overgedragen, waaronder gebouwen, schulden, studentenactiva en liquide middelen.

    “We hadden niet verwacht dat het zo complex zou zijn,” legt Virginie uit. “We dachten dat het zou volstaan om alles gewoon door vier te delen. Maar sommige gebouwen werden bijvoorbeeld door meerdere eenheden gebruikt. Als we een gebouw aan één eenheid toewijzen, moesten we de andere compenseren. Soms moesten we complexe Excel-formules maken, omdat alles uiteindelijk in evenwicht moest zijn en de balans op nul moest uitkomen. Het ging erom de juiste evenwichten te vinden.”

  • Afstemming van gegevens van de sociale raad

    Tot slot had de Sociale Raad, een entiteit die juridisch gescheiden moet zijn van de scholen en sociale subsidies en studiebeurzen beheert, geen analytische boekhouding. Subsidies werden buiten de boekhouding om toegewezen aan elke onderwijseenheid op basis van het aantal ondersteunde studenten. “Ik ben van deze situatie vertrokken en moest alles herverdelen en de boekhouding coherent maken. Het was in de eerste plaats een afstemmingsoefening tussen twee databanken,” aldus Virginie.

  • Versterking van boekhoudprocessen en documentatie

    Parallel vereiste de groei van EPHEC een sterkere boekhoudkundige ruggengraat. Virginie implementeerde een nieuw rekeningschema, zette vernieuwde processen op en stelde uitgebreide documentatie op (procedures, handleidingen, tutorials) ter ondersteuning van zowel nieuw aangeworven medewerkers als het Galilée-team dat de overstap maakte van papier naar digitale workflows.

    ​

  • Ondersteund door senior expertise

    Gedurende het hele project werd zij gesteund door Altesia-partner Cédric Van Themsche, die technische input en een gestructureerde projectopvolging verzorgde. Dit model bood de klant een pragmatische en kostenefficiënte mix: de inzet van een consultant ter plaatse, ondersteund door senior expertise op de achtergrond, met concrete projectopvolging (onder meer via de projectmanagementtool van Altesia).

Virginie siriez

Resultaten

Virginie werkte zes maanden fulltime en integreerde zich volledig in het team. Ze slaagde erin de boekhoudsystemen van de entiteiten te stroomlijnen en een overdrachtsbalans op te leveren die zonder enige correctie werd goedgekeurd door de auditor.

Alle wettelijke verplichtingen en deadlines werden nageleefd.

EPHEC verkreeg niet alleen een gevalideerde overdrachtsbalans, maar ook een nieuw opgezette boekhoudafdeling, uitgerust met processen, documentatie en tools die zijn afgestemd op haar uitgebreide scope.

Virginie stelde bestanden, procedures en een gebruikershandleiding op om het werk van nieuwe medewerkers te vergemakkelijken, zowel voor wie uit de kleinere structuur kwam als voor nieuw aangeworven collega’s.

​

“Virginie was niet zomaar een consultant, ze maakte echt deel uit van het team”, aldus Nicolas Putzeys, Director Finance & Infrastructure bij EPHEC. ​

“Ze werkte zes maanden fulltime met ons samen, was geduldig en pedagogisch met onze boekhouders en hielp ons door een bijzonder intense periode. Wat mij vooral opviel in vergelijking met andere consultancybedrijven was de pragmatische aanpak van Altesia: handen uit de mouwen, focus op resultaten en een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding dankzij Virginies werk ter plaatse en de senior ondersteuning op de achtergrond.”