Procurement consultancy
Home Successes Een succesvolle vlootovergang realiseren te midden van de zomerse stilstand.

Een vloottransitie veiligstellen midden in de zomervakantie

Contacteer ons

Context

 

In de zomer van 2025 bevond een bedrijf actief in de bouw- en spoorweginfrastructuursector zich in de latste fase van de uitbesteding van zijn vlootbeheeractiviteiten. Met 85% van het project reeds afgerond en een go-live gepland op 1 augustus, zorgde het onverwachte vertrek van de interne projectleider om persoonlijke redenen voor een kritieke leiderschapsleemte.

Om het nog complexer te maken, stond het volledige interne team op het punt om vanaf 22 juli met vakantie te gaan, waardoor 19 juli de harde deadline werd voor operationele paraatheid. Het bedrijf had dringend iemand nodig die kon inspringen (2 tot 3 dagen per week) om de laatste fase van het project te leiden en een vlotte overgang te garanderen.

 

Om de klant te ondersteunen, schakelde Altesia Aurélien Huyghens in, een procurement consultant met sterke ervaring in projectmanagement en leveranciersstrategie, om het project over te nemen en de oplevering te verzekeren onder sterk beperkende omstandigheden.

 

Belangrijke uitdagingen waren onder meer:

  • Beperkte beschikbaarheid van stakeholders door de vakantieperiode.
  • Een zeer korte inwerktijd, met slechts 10 dagen vóór het vertrek van het team.
  • Gevoeligheden rond bedrijfswagens als voordeel, wat leidde tot emotioneel geladen discussies.
  • Complexe governance, met meerdere stakeholders die beslissingsbevoegdheid hadden.

 

Aanpak

Gezien de strakke timing en de emotioneel geladen context hanteerde Aurélien Huyghens een aanpak die gestructureerde projectuitvoering combineerde met een hoge emotionele intelligentie, met als doel opnieuw afstemming te creëren en het project onder druk vooruit te stuwen.

Stakeholderbetrokkenheid en probleemdetectie

Vanaf dag één organiseerde Aurélien meetings met sleutelstakeholders op verschillende rapporteringsniveaus (van N-1 tot N+1) om bekommernissen, verwachtingen en interne spanningspunten te begrijpen — vooral rond het wagenbeleid, dat als een verworven recht werd ervaren.

 

Er werden luistersessies georganiseerd om te identificeren wat goed werkte, wat niet werkte en hoe de go-live-strategie het best kon worden afgestemd op de interne dynamiek.

Financiële en contractuele analyse

Aurélien voerde een snelle maar grondige analyse uit van de uitgaven en contractuele engagementen rond de vloot, met betrekking tot 300 bedrijfswagens en 300 commerciële voertuigen. Dit werk legde de basis voor leveranciersaanbevelingen, met focus op zowel kostenefficiëntie als servicekwaliteit.

 

Hij werkte nauw samen met de Legal- en IT-teams om de implementatie af te stemmen en te garanderen dat de overgang compliant en technisch robuust bleef.

Ingezette tools en oplossingen
  • Stakeholder mapping om governance te verduidelijken en communicatie te stroomlijnen.
  • Spendanalyse om financiële blootstelling te kwantificeren en besparingsmogelijkheden te identificeren.
  • Contractanalyse en leveranciersaanbevelingen, inclusief leasingpartners en EV-laadinfrastructuur.
  • Scenarioplanning om operationele knelpunten tijdens de transitie te anticiperen en te beperken.
Aurélien Huyghens

Resultaten

Een vlotte go-live, tijdig opgeleverd

Ondanks de tijdsdruk en de complexe governance ging de overgang van het vlootbeheer op 1 augustus live zonder verstoringen, met volledige operationele paraatheid vóórdat het interne team met vakantie ging.

 

Strategische en operationele impact

  • Geoptimaliseerde leveranciersselectie, onderbouwd door contract- en spendanalyse.
  • Verbeterde afstemming tussen stakeholders dankzij gerichte betrokkenheid en duidelijke governance.
  • Toekomstbestendige governance door het opzetten van een kader voor toekomstige transities in vlootbeheer.

 

Erkenning door de klant

De klant prees Aurélien Huyghens om zijn vermogen om snel in te springen en het volledige eigenaarschap van het project op te nemen. Zijn gestructureerde, empathische en hands-on aanpak hielp het momentum te herstellen en een succesvol resultaat te verzekeren onder aanzienlijke beperkingen.

 

Via dit project kon Aurélien de waarde aantonen van het flexibele staffingmodel van Altesia, dat ervaren consultants inzet die snel kunnen inspringen, zich aanpassen aan situaties met hoge druk en tastbare impact realiseren.

 

In dit geval verzekerde Auréliens betrokkenheid niet alleen een kritische go-live, maar versterkte ze ook de aanpak van de organisatie op het vlak van leveranciersgovernance en operationele continuïteit.