Procurement consultancy

Een vloottransitie veiligstellen midden in de zomerse stilstand

Contacteer ons
Project in een oogopslag
Klant
Klant in de bouwsector
Functie
Aankoop
Uitdaging
Een complexe vloottransitie veiligstellen onder extreme tijdsdruk, zonder projectleiding, tijdens een zomerse sluitingsperiode en met een hoge gevoeligheid bij de stakeholders.
Oplossing
Onmiddellijke inzet van een senior consultant om de governance over te nemen, stakeholders op één lijn te brengen, contracten te herbekijken en de go-live tijdig veilig te stellen.
Impact
De vloottransitie werd succesvol en volgens planning gelanceerd, met een betere afstemming tussen de stakeholders en een duidelijk governancekader, ondanks zeer strakke timing.
De klant benadrukte het vermogen van de consultant om snel ownership te nemen, spanningen tussen stakeholders te managen en resultaten te leveren onder hoge tijdsdruk.

Context

In de zomer van 2025 bevond een bedrijf uit de bouw- en spoorwegbouwsector zich in de latste fase van de outsourcing van zijn vlootbeheeractiviteiten. Met 85 % van het project reeds afgerond en een geplande go-live op 1 augustus, zorgde het plotselinge vertrek van de interne projectleider om persoonlijke redenen voor een kritische leiderschapskloof.

Om het nog complexer te maken, zou het volledige interne team vanaf 22 juli met vakantie gaan, waardoor 19 juli de harde deadline werd voor operationele paraatheid. Het bedrijf had dringend nood aan iemand die kon inspringen (2 tot 3 dagen per week) om de laatste fase van het project te leiden en een vlotte transitie te garanderen.

 

Om de klant te ondersteunen, schakelde Altesia Aurélien Huyghens in, een aankoopconsultant met ruime ervaring in projectmanagement en leveranciersstrategie, om het project over te nemen en de oplevering ervan onder beperkte omstandigheden veilig te stellen.

 

Belangrijke uitdagingen waren onder meer:

  • Beperkte beschikbaarheid van stakeholders door de vakantieperiode.
  • Zeer korte inwerktijd, met slechts 10 dagen vóór het vertrek van het team.
  • Gevoeligheid rond bedrijfswagens, wat leidde tot emotioneel geladen discussies.
  • Complexe governance, met meerdere stakeholders met beslissingsbevoegdheid.

Onze aanpak

Gezien de zeer strakke timing en de emotioneel geladen context hanteerde Aurélien Huyghens een aanpak die gestructureerde projectuitvoering combineerde met een hoge emotionele intelligentie, met als doel de afstemming te herstellen en het project onder druk vooruit te helpen.

  • 1

    Stakeholderbetrokkenheid en issue mapping

    Vanaf dag één organiseerde Aurélien gesprekken met sleutelstakeholders op verschillende hiërarchische niveaus (van N-1 tot N+1) om bekommernissen, verwachtingen en interne spanningspunten te begrijpen — in het bijzonder rond het wagenbeleid, dat vaak als verworven recht werd gezien.

     

    Er werden luistersessies gehouden om te identificeren wat goed liep, wat niet werkte en hoe de go-live strategie het best kon worden afgestemd op de interne dynamieken.

  • 2

    Financiële en contractuele analyse

    Aurélien voerde een snelle maar grondige analyse uit van de vlootgerelateerde uitgaven en contractuele verplichtingen, met betrekking tot 300 bedrijfswagens en 300 commerciële voertuigen. Dit werk legde de basis voor leveranciersaanbevelingen, met focus op zowel kostenefficiëntie als servicekwaliteit.

     

    Hij werkte nauw samen met de Legal- en IT-teams om de implementatie-inspanningen op elkaar af te stemmen en ervoor te zorgen dat de transitie conform en technisch robuust verliep.

  • 3

    Ingezette tools en oplossingen

    • Stakeholdermapping om de governance te verduidelijken en de communicatie te stroomlijnen.
    • Spendanalyse om de financiële blootstelling te kwantificeren en besparingsmogelijkheden te identificeren.
    • Contractreview en leveranciersaanbevelingen, inclusief leasingpartners en infrastructuur voor het laden van elektrische voertuigen.
    • Scenarioplanning om operationele knelpunten tijdens de transitie te anticiperen en te beperken.
Aurélien Huyghens

Resultaten

Een vlotte go-live, tijdig opgeleverd

Ondanks de hoge tijdsdruk en een complexe governance-structuur ging de vlootbeheertransitie op 1 augustus zonder verstoring live, met volledige operationele paraatheid vóór de start van de vakantieperiode van het interne team.

 

Strategische en operationele impact

  • Geoptimaliseerde leveranciersselectie, gebaseerd op contract- en spendanalyse.
  • Verbeterde afstemming tussen stakeholders, dankzij gerichte betrokkenheid en duidelijke governance.
  • Toekomstbestendige governance, met een kader voor toekomstige vloottransities.

 

Erkenning door de klant

De klant prees Aurélien Huyghens om zijn vermogen om snel in te springen en volledige ownership van het project op te nemen. Zijn gestructureerde, empathische en hands-on aanpak hielp het momentum te herstellen en een succesvol resultaat te realiseren onder aanzienlijke beperkingen.

 

Via dit project kon Aurélien de meerwaarde van het flexibele staffingmodel van Altesia aantonen, door ervaren consultants in te zetten die snel kunnen inspringen, zich aanpassen aan situaties met hoge druk en impact realiseren.

 

In dit geval zorgde de betrokkenheid van Aurélien niet alleen voor een veilige kritische go-live, maar versterkte ze ook de aanpak van de organisatie op het vlak van leveranciersgovernance en operationele continuïteit.