Financiële rapportering vormt een hoeksteen van de besluitvorming binnen elke organisatie. Toch blijven veel rapporten ongelezen door een CEO, het Executive Committee, afdelingshoofden of andere interne stakeholders.
Het resultaat? U wordt herleid tot louter een producent van financiële rapporten, met weinig tot geen strategische impact.
Waarom? Omdat uw rapporten geen inzichten opleveren, of ze niet op de juiste manier brengen.
Onze Finance Partner, Jean-Baptiste Deghorain, deelt in dit artikel de belangrijkste redenen waarom uw financiële rapporten niet de aandacht krijgen die ze verdienen — en concrete oplossingen om het tij te keren.
Hebt u die blik in de ogen van uw collega’s opgemerkt tijdens de maandelijkse personeelsvergadering? Het is de blik van mensen die zich vervelen bij slides, grafieken en cijfers die ze ofwel niet begrijpen, ofwel niet interesseren. De kans is groot dat ze dezelfde uitdrukking hebben wanneer ze uw maandelijkse financiële rapporten openen… dat is… als ze die al openen! De kans is groot dat maar weinig mensen uw financiële rapporten lezen of ze echt begrijpen.
Dit is hoe Finance, als afdeling, het risico loopt kansen te missen om zich te positioneren als een echte waardecreator en generator van inzichten in het hart van de bedrijfsstrategie van de organisatie.
Waarom worden uw financiële rapporten dan niet gelezen?
1. Cijfers verwarren met analyse
Een veelgemaakte fout is denken dat het delen van cijfers gelijkstaat aan het delen van analyse. Het produceren van een tabel met budget, realisaties, forecast en afwijkingen kan aanvoelen alsof u uw werk hebt gedaan, maar stakeholders blijven achter met de vraag: “En dan?”.
Jean-Baptiste Deghorain, Partner bij Altesia Finance, herinnert zich: “Ik vroeg ooit aan een analist of hij wist of zijn rapporten werden gelezen. Hij antwoordde: ‘Ik weet het niet, en in elk geval heb ik geen tijd om vragen te beantwoorden.’ Dat mist volledig de essentie van zijn rol. Analisten vergeten vaak dat hun rol niet is om rapporten te genereren; maar om de inzichten te halen en te communiceren die het bedrijf nodig heeft.”
Finance professionals zouden niet beoordeeld mogen worden op het aantal rapporten dat ze kunnen produceren, maar op hun vermogen om één cruciale vraag te beantwoorden: Wat is het ene kerninzicht dat mijn publiek moet kennen? Zoals Jean-Baptiste zegt: “Mijn analisten gaan nooit naar de CEO zonder een elevator pitch.” Het verwoorden van het waarom achter de cijfers is een vaardigheid die elke finance professional moet ontwikkelen.
✍️Oplossing:
- Verander uw mindset van rapporten produceren naar impact creëren. Stel uzelf de vraag: Zijn deze rapporten actiegericht? Wecken ze vertrouwen en ondersteunen ze besluitvorming?
- Structureer slides en rapporten met executive summaries en titels die starten met de conclusie. Breng eerst het overzicht en ga daarna dieper in op de details voor wie ze nodig heeft. Gebruik tools zoals waterfall charts om afwijkingen te illustreren in plaats van overweldigende tabellen.
- Denk als een storyteller: presenteer niet zomaar een afwijking van 20% tussen budget en realisaties — leg uit waarom dit gebeurde en wat de businessimpact is. Bijvoorbeeld: “De omzet steeg met 20% dankzij een succesvolle nieuwe marketingcampagne.”
- Koppel inzichten aan strategische doelstellingen, zoals het verbeteren van marges of klantervaring. Dit helpt het verhaal te focussen en toont afstemming met de bedrijfsprioriteiten.
2. Een overweldigende hoeveelheid details
U wilt misschien alle beschikbare data opnemen in uw rapporten en zo exhaustief mogelijk zijn. Maar het risico is dat u uw stakeholders verdrinkt in te veel details, uw kerninzichten verwatert en hen afleidt van wat echt essentieel is.
Jean-Baptiste benadrukt een veelvoorkomend probleem: “Ik werkte met een bedrijf dat meer dan 50 financiële rapporten genereerde. Het Executive Committee begreep ze niet volledig en vroeg daarom om nog meer rapporten. Dat zorgde alleen maar voor meer verwarring. De CEO zei: ‘Ik begrijp het niet, misschien omdat ik niet data-gedreven ben.’
Maar zelfs ik, als CFO, vond die rapporten overweldigend. Het probleem was niet de CEO, maar de complexiteit van de rapporten. Rapporten moeten intuïtief zijn, afgestemd op de gebruiker en focussen op wat er echt toe doet.”
Rapporten moeten gebruiksvriendelijkheid prioriteren, net zoals Apple-producten. De complexiteit achter de cijfers moet onzichtbaar blijven voor de eindgebruiker. Zo moeten bijvoorbeeld BI-dashboards stakeholders intuïtief naar de data leiden die ze nodig hebben.
Jean-Baptiste deelt een voorbeeld van eenvoud: “Om het commerciële team te motiveren tijdens een drukke periode, deelde ik één slide met twee cijfers: de verkoop van vorig jaar en die van dit jaar, die een verbetering toonden. De boodschap was duidelijk en inspirerend: ‘We doen het veel beter — doe zo voort!’ Dat was alles wat ze moesten weten.”
✍️Oplossing:
- Vereenvoudig: volg het principe “less is more”. Verwijder overbodige details en focus op het essentiële.
- Houd complexe details in verborgen slides of achtergrondmateriaal om specifieke vragen te beantwoorden zonder uw publiek te overweldigen.
- Zorg ervoor dat rapporten intuïtief zijn: dashboards moeten gebruikers toelaten moeiteloos te navigeren en inzichten te vinden.
3. U beschikt niet over de juiste rapporten
Vereenvoudigen gaat niet over minder rapporten in totaal: het gaat over de juiste rapporten.
Wanneer organisaties evolueren — door groei, inkrimping of een strategische koerswijziging — blijven rapporten vaak achter. Indicatoren die ooit cruciaal waren, kunnen irrelevant worden, terwijl nieuwe prioriteiten niet worden opgevolgd. Zo kan een overgang van startupfase naar marktuitbreiding een sterkere focus vereisen op klantenbehoud of marge-optimalisatie.
Aangepaste rapporten kunnen helpen om inzichten bloot te leggen die u mogelijk mist, en zo een dieper begrip bieden van de prestaties en kansen van uw organisatie. Dit betekent echter niet dat u lukraak rapporten toevoegt — het gaat om het selecteren van gerichte, impactvolle rapporten met het juiste detailniveau om duidelijkheid en waarde te creëren.
Vaak brengen evoluerende rapporteringsvereisten de grenzen van verouderde of onaangepaste tools aan het licht, wat het noodzakelijk maakt om zowel de inhoud als de systemen die uw rapporten ondersteunen opnieuw te evalueren.
“Ik hoorde ooit een klant vragen: ‘Hebt u de omzet uit Power BI gehaald of uit Accounting?’ deelt Jean-Baptiste. “Beide bronnen leverden verschillende cijfers op, die niet konden worden verzoend. Dit leidde tot verwarring, wantrouwen in de data en gemiste kansen. Zulke situaties vormen de aanleiding voor een diepere reflectie over het stroomlijnen van rapporteringstools en het waarborgen van consistente datakwaliteit.”
✍️Oplossing:
- Begin met het uitvoeren van een financiële diagnose om uw huidige rapporteringskader te verbeteren. Zijn bestaande rapporten verouderd, redundant of niet afgestemd op nieuwe prioriteiten? Zijn uw huidige tools nog aangepast aan de grootte en groeifase van uw bedrijf?
- Werk samen met stakeholders: identificeer hiaten door te vragen welke inzichten ze nodig hebben maar niet ontvangen. Welke uitdagingen blijven onbeantwoord?
4. Geen aansluiting vinden bij de Business
Te vaak opereert Finance in isolatie en worden rapporten geproduceerd zonder context of samenwerking. Rapporten raken losgekoppeld van de realiteit van het bedrijf. Deze kloof beperkt het vermogen van Finance om als strategische partner op te treden en kan leiden tot een verkeerde interpretatie van kritische data.
“Onlangs merkte ik dat onze voorraad grondstoffen toenam, wat onze cashflow in gevaar bracht. Het team van analisten probeerde dit te verklaren via spreadsheets, maar dat was vergeefs. Ik zei hen om met productie te praten. Dat gesprek bracht het antwoord aan het licht: productie had beslist om in bulk aan te kopen om betere prijzen te verzekeren vóór een verwachte prijsstijging. Zonder dat gesprek zouden de cijfers verkeerd geïnterpreteerd of begrepen zijn.”
Dit benadrukt een cruciale kloof: Finance-teams moeten niet alleen de cijfers begrijpen, maar ook de beslissingen en realiteiten erachter. Of het nu gaat om productieplanning, klantengedrag of marktdynamieken, rechtstreeks overleg met collega’s uit andere afdelingen biedt onschatbare context en zorgt ervoor dat rapporten correcte interpretaties leveren die aansluiten bij de realiteit op het terrein.
✍️Oplossing:
- Praat met de business: bouw relaties op met teams binnen de organisatie om hun doelstellingen, prioriteiten en uitdagingen te begrijpen. Ga regelmatig in gesprek met collega’s uit productie, sales, marketing en andere sleutelafdelingen om geïnformeerd te blijven, af te stemmen op gedeelde doelen en samen oplossingen te creëren.
- Overbrug de kloof tussen cijfers en de realiteit op het terrein: stel bij data-analyse altijd de vraag: “Wat is de context achter deze cijfers?” Zo zorgt u ervoor dat uw rapporten gebaseerd zijn op reële inzichten in plaats van abstracte metrics.
Conclusie
Finance moet strategie sturen, niet alleen cijfers verwerken. Om van uw financiële rapporten iets te maken waar stakeholders naar uitkijken, moet u focussen op duidelijkheid, afstemming en samenwerking. Door rapporten af te stemmen op specifieke noden, inzichten te vereenvoudigen, prioriteiten te herbekijken en de juiste mensen te betrekken, zorgt u ervoor dat uw financiële rapporten niet alleen gelezen worden, maar ook betekenisvolle beslissingen ondersteunen.
Bij Altesia helpen wij u om het volledige potentieel van uw financiële rapportering te benutten via op maat gemaakte diagnoses, of door uw finance-afdeling te ondersteunen met het juiste talent om transformatie van binnenuit te realiseren.
Welke stappen zult u vandaag zetten om uw financiële rapportering om te vormen tot een strategische troef?
