Dit is het verhaal van een bestelling van 500 Altesia-kopjes die nooit is aangekomen. In plaats daarvan ontvingen we 500 kopjes, gepersonaliseerd voor de 50ste huwelijksverjaardag van Pierrette en Claude… niet bepaald geschikt voor de jobbeurs die we aan het voorbereiden waren!
Dit verhaal bezorgde ons enkele grijze haren, maar ook veel gelach. Maar het verhaal kan snel van komisch naar tragisch evolueren wanneer het wordt toegepast op bedrijfskritische bestellingen. Het onderstreept het cruciale belang van risicobeheer binnen het strategische aankoopproces. Dus, hoe vermijd je dat je eindigt met de bestelling van Pierrette en Claude? Of erger nog, met het verkeerde onderdeel voor een machine die essentieel is voor je productie? Of met gevoelige informatie die naar je concurrent wordt gestuurd?
De saga van de kopjes van Pierrette & Claude
Altesia-kopjes bestellen, de bestelling van Pierrette & Claude ontvangen…
De 500 kopjes met het Altesia-logo werden verwacht voor een jobbeurs. Toen we de bestelling van Pierrette en Claude ontvingen, meldden we de fout en stuurden we de levering terug. Zulke dingen kunnen tenslotte gebeuren…
Een nieuwe levering arriveert, en oh verrassing! 500 kopjes… nog steeds gepersonaliseerd met de naam van Pierrette en Claude, hun 4 zonen, 6 kleinkinderen en heel veel liefde. In totaal ontvingen we drie keer na elkaar de verkeerde bestelling! We hebben onze eigen bestelling nooit op tijd ontvangen voor de jobbeurs en kregen een terugbetaling.
Zoals je al begrepen hebt, heeft deze foute bestelling ons niet belet om talent aan te trekken op de jobbeurs, noch om onze diensten aan onze klanten te leveren. Maar het zou een heel ander verhaal zijn als dergelijke problemen zich zouden voordoen bij meer strategische leveranciers.
Welke lessen kunnen hieruit worden getrokken om sleutel leveranciers te beheren binnen je aankoopproces?
Les 1: Segmenteer je leveranciers met een ABC-analyse
De A/B/C-categorisering bepaalt het strategische belang van je leveranciers voor je bedrijf. Leveranciers in categorie C vertegenwoordigen waarschijnlijk het grootste deel van je leveranciersbestand, maar slechts een klein deel van je uitgaven. Het aankoopproces voor leveranciers in categorie C zou zoveel mogelijk geautomatiseerd moeten worden, bijvoorbeeld door het opzetten van een catalogus met vooraf geselecteerde producten door de Procurement-afdeling. Je kritische leveranciers – categorie A – moeten daarentegen nauwer opgevolgd worden, met als absoluut minimum het vastleggen van KPI’s, tot zelfs het opzetten van een Supplier Relationship Management-framework.
|
Categorie |
Aandeel leveranciers |
Uitgavenvolume |
|
A |
20% |
80% |
|
B |
30% |
15% |
|
C |
50% |
5% |
Les 2: Meet leveranciersprestaties (bv. OTIF)
Leveranciers in categorie A en B, die een strategische impact hebben op uw onderneming, vereisen extra aandacht. Het vastleggen van KPI’s is essentieel om prestaties op te volgen en leveranciers te sturen om aan uw verwachtingen te voldoen.
De bekende KPI OTIF (On Time / In Full) is een goed voorbeeld van hoe het meten van leveranciersprestaties kan helpen bij een cruciaal aspect: leverbetrouwbaarheid.
Bij het plaatsen van een bestelling zijn factoren zoals de stiptheid van levering en de conformiteit vaak even belangrijk als het product zelf. Het opvolgen hiervan is cruciaal om kostelijke leveringsfouten en vertragingen te vermijden die uw operaties kunnen verstoren.
De OTIF-meting bestaat uit twee criteria:
-
On Time: meet of de bestelling binnen de afgesproken termijnen en op de juiste leveringslocatie is aangekomen. Laattijdige leveringen kunnen aanleiding geven tot boetes, maar ook te vroege leveringen kunnen problematisch zijn. Hoewel dit op het eerste gezicht positief lijkt, kan het leiden tot extra opslagbehoeften en dus bijkomende kosten.
-
In Full: meet of de levering volledig is: stemt de geleverde hoeveelheid overeen met de bestelling, of zijn er te veel of te weinig producten geleverd?
Deze KPI’s kunnen gekoppeld worden aan betalingsmomenten of zelfs aan boetes.
In het geval van onze bekers kunnen we, aangezien de bestelling fout was, stellen dat de levering eigenlijk nooit correct heeft plaatsgevonden. Als ze al geleverd werden bij Pierrette & Claude, dan was de leveringslocatie verkeerd. En zelfs indien het bedrijf de bestelling alsnog naar ons zou sturen, zou ze te laat aankomen voor ons doel — namelijk de Job Fair.
Les 3: Voorzie auditrechten voor uw strategische leveranciers
Na talrijke contacten met het merchandisingbedrijf gaven zij uiteindelijk de oorzaak van het probleem toe: onze aankooporder was gekoppeld aan een verkeerde bestelling. Daardoor werd, zelfs na herlancering, telkens het verkeerde product geproduceerd. Deze systeemfout wijst op fundamentele tekortkomingen in het productieproces en de kwaliteitscontrole.
Om dergelijke situaties met strategische leveranciers te vermijden, is het aangewezen om auditrechten op te nemen in uw contracten. Zo kunt u nagaan of hun productie-, kwaliteits- en leveringsprocessen voldoende robuust zijn.
Een audit kan op verschillende momenten plaatsvinden:
-
Tijdens een aanbestedingsprocedure, vóór het formaliseren van het contract, als voorafgaande controle
-
Als routinecontrole tijdens de uitvoering van de diensten, of na het vaststellen van problemen of fouten.
Les 4: Betrek de Procurement-afdeling vanaf het begin
De rol van de Procurement-afdeling wordt niet altijd correct begrepen. Vaak wordt Procurement pas aan het einde van het proces betrokken, wanneer er over prijzen onderhandeld moet worden. In veel gevallen is het dan al te laat om nog iets te onderhandelen — niet alleen over prijzen, maar ook over essentiële voorwaarden zoals OTIF-KPI’s of auditrechten.
Wanneer Procurement daarentegen vanaf het begin wordt betrokken, kunnen procurement managers helpen bij het identificeren van behoeften, maar ook bij het inschatten van potentiële risico’s en het bepalen van strategieën om deze te beperken.
Conclusie
Leveranciersrisicobeheer mag geen bijzaak zijn. De Procurement-afdeling speelt hierin een sleutelrol. Wilt u beter begrijpen hoe u deze overwegingen structureel kunt integreren in uw organisatie, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
En intussen: laten we het glas heffen op de 50ste huwelijksverjaardag van Pierrette en Claude — en hopen dat hun feest net zo geslaagd was mét de Altesia-bekers! 🥂
