Relier des systèmes comptables pour une intégration sans couture

Focus sur l’EPHEC et la Haute École Galilée

Contactez-nous
Le projet en bref
Client
EPHEC & Haute École Galilée
Fonction
Comptabilité
Défi
Intégrer des systèmes comptables hétérogènes après une fusion partielle, réconcilier les données historiques et mettre en place un cadre comptable robuste pour l’institution élargie.
Solution
Altesia a intégré une consultante sur site pour réconcilier les comptes, aligner la comptabilité analytique, répartir les charges communes et mettre en place de nouveaux processus et une documentation.
Impact
Livraison réussie d’un bilan d’apport validé par l’auditeur, systèmes comptables entièrement alignés et service comptable renforcé avec des flux digitaux et des procédures claires.
Altesia a assuré une fusion fluide en réconciliant des données comptables complexes, en standardisant les processus et en ancrant un savoir-faire concret au sein de l’équipe.
Nicolas Putzeys Directeur Finance & Infrastructure à l’EPHEC

Contexte

En 2023, l’EPHEC et la Haute École Galilée ont conclu une fusion partielle, avec le transfert de plusieurs départements de Galilée vers l’EPHEC.

​

Si les deux écoles partageaient une vision commune et des intérêts convergents, leurs systèmes comptables et de gestion étaient très différents. L’EPHEC disposait de processus établis, d’un ERP, de contrôles financiers et d’un système d’approbation digitalisé. À l’inverse, les trois départements issus de la Haute École Galilée étaient encore gérés avec de nombreux documents papier, des processus décentralisés et moins de procédures.

​

Pour complexifier encore la situation, le transfert a eu lieu le 13 septembre, à la fin de l’année académique, plutôt qu’à la fin de l’année civile ou lors d’une clôture fiscale habituelle.

Virginie Siriez, consultante Finance chez Altesia, a donc été mandatée pour préparer le bilan d’apport, qui devait ensuite être audité et servir de document juridiquement contraignant ainsi que de base à l’acte notarié. Ce travail exigeait que Virginie prépare les comptes des entités de la Haute École Galilée en vue de leur intégration dans la structure élargie, comme s’il s’agissait d’une clôture d’exercice.

​

La seconde dimension de la mission consistait à mettre en place les opérations comptables de la nouvelle entité EPHEC, ce qui nécessitait un système plus robuste pour gérer l’augmentation de taille : nouveau plan comptable, processus mis à jour et contrôles renforcés.

 

 

Approche

Dans le cadre d’un transfert institutionnel complexe entre la Haute École Galilée et l’EPHEC, la consultante Altesia Virginie a été chargée d’assurer l’exactitude et la cohérence des données comptables. Ce qui semblait au départ être une répartition simple des comptes a rapidement révélé de profondes incohérences structurelles — nécessitant une réconciliation minutieuse, une grande précision technique et une coordination étroite entre les départements.

  • 1

    Aligner la comptabilité analytique entre départements

    Le plan initial était de s’appuyer sur la comptabilité analytique de chaque département pour préparer le transfert. Toutefois, au cours du processus, Virginie a identifié des différences dans la manière d’enregistrer les transactions, ce qui a nécessité des corrections et un alignement.

    Les achats, par exemple, étaient enregistrés différemment. La comptabilité analytique a dû être corrigée et alignée sur la nouvelle structure. Compte tenu de la digitalisation limitée de la Haute École Galilée, l’experte a souvent dû fouiller dans des classeurs bien antérieurs à sa naissance.

  • 2

    Gérer les charges communes et les allocations

    Par ailleurs, la Haute École Galilée disposait d’un département central qui gérait des charges communes pour ses quatre unités d’enseignement. L’experte a dû déterminer et répartir ce qui devait être transféré à l’EPHEC, notamment les bâtiments, les dettes, les actifs étudiants et la trésorerie.

    « Nous ne nous attendions pas à une telle complexité« , explique Virginie. « Nous pensions qu’il suffirait de tout diviser par quatre. Mais certains bâtiments, par exemple, servaient plusieurs unités. Si nous attribuions un bâtiment à une unité, il fallait compenser les autres. Nous avons parfois dû créer des formules Excel complexes parce qu’au final tout devait s’équilibrer et le bilan devait retomber à zéro. Tout était une question de bons équilibres« .

  • 3

    Réconcilier les données du Conseil social

    Enfin, le Conseil social, entité légalement distincte des écoles et chargée de gérer les subsides sociaux et bourses, ne disposait pas de comptabilité analytique. Les subsides étaient ventilés de manière extra-comptable vers chaque unité d’enseignement selon le nombre d’étudiants aidés. « Je suis partie de cette situation et j’ai dû reventiler et rendre la comptabilité cohérente. C’était avant tout un travail de réconciliation entre deux bases de données« , explique Virginie.

  • 4

    Renforcer les processus comptables et la documentation

    En parallèle, la croissance de l’EPHEC nécessitait un socle comptable plus solide. Virginie a mis en place un nouveau plan comptable, instauré des processus renouvelés et produit une documentation détaillée (procédures, guides, tutoriels) afin d’accompagner à la fois les nouveaux collaborateurs et l’équipe Galilée en transition d’une gestion papier vers des flux digitaux.

    ​

  • 5

    Soutien d’une expertise senior

    Tout au long du projet, elle a été épaulée par le partner Altesia, Cédric Van Themsche, qui a apporté des inputs techniques et un suivi structuré du projet. Ce modèle a offert au client un mix pragmatique et rentable : l’engagement d’une consultante sur site, soutenue par une expertise senior en arrière-plan, avec un suivi concret du projet (y compris le suivi des tâches via l’outil de gestion de projet d’Altesia).

Virginie siriez

Résultats

Virginie a travaillé à temps plein pendant six mois, en s’intégrant à l’équipe. Elle a réussi à rationaliser les systèmes comptables des entités et à livrer un bilan d’apport approuvé sans aucune correction par l’auditeur.

Toutes les obligations légales et les échéances ont été respectées.

L’EPHEC a obtenu non seulement un bilan d’apport validé, mais aussi un service comptable nouvellement structuré, doté de processus, de documentation et d’outils adaptés à son périmètre élargi.

Virginie a créé des fichiers, des procédures et un guide utilisateur afin de faciliter le travail des nouveaux arrivants, qu’ils proviennent de la plus petite structure ou qu’ils aient été nouvellement recrutés.

​

« Virginie n’était pas seulement une consultante, elle faisait vraiment partie de l’équipe », explique Nicolas Putzeys, Directeur Finance & Infrastructure à l’EPHEC. ​

« Elle a travaillé avec nous à temps plein pendant six mois, a fait preuve de patience et de pédagogie avec nos comptables, et nous a aidés à traverser une période très intense. Ce qui m’a marqué par rapport à d’autres cabinets de conseil, c’est le style pragmatique d’Altesia : manches retroussées, orienté résultats, et un excellent rapport qualité-prix grâce au travail de Virginie sur site et au soutien senior en arrière-plan. »

Témoignage client

  • Nicolas Putzeys Directeur Finance & Infrastructure à l’EPHEC

    « Virginie n’était pas seulement une consultante, elle faisait vraiment partie de l’équipe.

    Elle a travaillé avec nous à temps plein pendant six mois, a fait preuve de patience et de pédagogie avec nos comptables, et nous a aidés à traverser une période très intense.

    Ce qui m’a marqué par rapport à d’autres cabinets de conseil, c’est le style pragmatique d’Altesia : manches retroussées, orienté résultats, et un excellent rapport qualité-prix grâce au travail de Virginie sur site et au soutien senior en arrière-plan »