Procurement consultancy

Sécuriser une transition de flotte en pleine période estivale

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Le projet en bref
Client
Client du secteur de la construction
Fonction
Achats
Défi
Sécuriser une transition de flotte complexe sous une pression temporelle extrême, sans pilotage projet, pendant une période de fermeture estivale et avec une forte sensibilité des parties prenantes.
Solution
Déploiement immédiat d’un consultant senior pour reprendre la gouvernance, aligner les parties prenantes, revoir les contrats et sécuriser la préparation du go-live dans les délais.
Impact
La transition de flotte a été lancée avec succès dans les délais, avec un meilleur alignement des parties prenantes et un cadre de gouvernance clair, malgré de fortes contraintes de temps.
Le client a souligné la capacité du consultant à prendre rapidement la responsabilité du projet, à gérer les tensions entre parties prenantes et à délivrer des résultats sous forte pression.

Contexte

À l’été 2025, une entreprise du secteur de la construction et de la pose de voies ferrées se trouvait dans les dernières phases de l’externalisation de la gestion de sa flotte. Avec 85 % du projet déjà réalisé et une date de mise en production fixée au 1er août, le départ soudain du chef de projet interne pour des raisons personnelles a créé une carence critique en matière de pilotage.

Pour compliquer la situation, l’ensemble de l’équipe interne devait partir en congés à compter du 22 juillet, faisant du 19 juillet la date butoir absolue pour la préparation opérationnelle. L’entreprise avait un besoin urgent de quelqu’un pour reprendre le relais (à raison de 2 à 3 jours par semaine) afin de piloter la phase finale du projet et garantir une transition fluide.

 

Pour accompagner le client, Altesia a fait intervenir Aurélien Huyghens, consultant achats disposant d’une solide expérience en gestion de projet et en stratégie fournisseurs, afin de reprendre le pilotage du projet et d’en sécuriser la livraison dans des conditions contraintes.

 

Les principaux défis identifiés étaient les suivants :

  • Disponibilité limitée des parties prenantes en raison de la période de congés.
  • Temps de montée en charge très court, avec seulement 10 jours avant le départ des équipes.
  • Sensibilité autour des avantages liés aux véhicules de fonction, générant des échanges émotionnellement chargés.
  • Gouvernance complexe, avec de multiples parties prenantes disposant d’un pouvoir décisionnel.

Notre approche

Compte tenu des délais très contraints et d’un contexte émotionnellement sensible, Aurélien Huyghens a adopté une approche combinant une exécution de projet structurée et une forte intelligence émotionnelle, afin de rétablir l’alignement et de faire avancer le projet sous pression.

  • 1

    Engagement des parties prenantes et cartographie des enjeux

    Dès le premier jour, Aurélien a organisé des réunions avec les principales parties prenantes à différents niveaux hiérarchiques (de N-1 à N+1) afin de comprendre les préoccupations, les attentes et les points de friction internes — notamment autour des politiques de véhicules, perçues comme des acquis.

     

    Des sessions d’écoute ont été menées pour identifier ce qui fonctionnait, ce qui ne fonctionnait pas et la meilleure manière d’adapter la stratégie de mise en production aux dynamiques internes.

  • 2

    Analyse financière et contractuelle

    Aurélien a réalisé une analyse rapide mais approfondie des dépenses liées à la flotte et des engagements contractuels, couvrant 300 véhicules de fonction et 300 véhicules utilitaires. Ce travail a posé les bases des recommandations fournisseurs, en se concentrant à la fois sur l’efficacité des coûts et la qualité de service.

     

    Il a travaillé en étroite collaboration avec les équipes Juridique et IT afin d’aligner les efforts de mise en œuvre et de garantir une transition conforme et techniquement maîtrisée.

  • 3

    Outils et solutions déployés

    • Cartographie des parties prenantes afin de clarifier la gouvernance et de fluidifier la communication.
    • Analyse des dépenses pour quantifier l’exposition financière et identifier des opportunités d’économies.
    • Revue contractuelle et recommandations fournisseurs, incluant les partenaires de leasing et les infrastructures de recharge pour véhicules électriques.
    • Scénarisation afin d’anticiper et de limiter les goulets d’étranglement opérationnels durant la transition.
Aurélien Huyghens

Résultats

Un go-live fluide, livré dans les délais

Malgré la pression temporelle et une gouvernance complexe, la transition de la gestion de flotte a été mise en production le 1er août sans interruption, avec une pleine capacité opérationnelle atteinte avant le départ en congés de l’équipe interne.

 

Impact stratégique et opérationnel

  • Sélection optimisée des fournisseurs, fondée sur l’analyse contractuelle et des dépenses.
  • Meilleur alignement des parties prenantes, grâce à un engagement ciblé et une gouvernance claire.
  • Gouvernance pérennisée, avec la mise en place d’un cadre pour les futures transitions de gestion de flotte.

 

Reconnaissance client

Le client a salué la capacité d’Aurélien Huyghens à intervenir rapidement et à prendre pleinement la responsabilité du projet. Son approche structurée, empathique et opérationnelle a permis de rétablir la dynamique et de sécuriser un résultat réussi dans un contexte fortement contraint.

 

À travers ce projet, Aurélien a illustré la valeur du modèle de staffing flexible d’Altesia, en mettant à disposition des consultants expérimentés capables d’intervenir rapidement, de s’adapter à des situations sous forte pression et de générer un impact concret.

 

Dans ce cas précis, l’intervention d’Aurélien a non seulement permis de sécuriser un go-live critique, mais également de renforcer l’approche de l’organisation en matière de gouvernance fournisseurs et de continuité opérationnelle.