Recherche d’un nouveau prestataire 3PL pour améliorer la qualité et réduire les coûts

Focus sur une filiale grecque d’une entreprise pharmaceutique belge

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Le projet en bref

Client

Filiale grecque d’une entreprise pharmaceutique belge

Fonction

Achats

Défi

Performance insuffisante du prestataire 3PL, baisse de la qualité (conformité GxP), coûts élevés et contrat obsolète.

Solution

Altesia a piloté un projet achats complet : définition des besoins, analyse du marché, présélection des fournisseurs, gestion des RFP, audits et sélection finale, aboutissant à un nouveau contrat 3PL avec des KPI clairs et des économies de coûts.

Impact

Amélioration de la qualité de service, meilleure communication avec le fournisseur, réduction annuelle des coûts de 300 000 €, et partenariat de long terme.

Altesia a aidé la filiale grecque à sécuriser un prestataire 3PL fiable, améliorant la qualité et réduisant les coûts.

Responsable logistique Filiale grecque d’une entreprise pharmaceutique belge

Contexte

La filiale grecque d’une entreprise pharmaceutique belge n’était plus satisfaite de son prestataire 3PL (third-party logistics), chargé de distribuer ses produits sur le continent grec et, en particulier, sur les îles. Les défis logistiques dans ces régions sont importants, avec des facteurs complexes tels que le transport par ferry, des zones isolées et des délais de livraison allongés.

Le prestataire actuel avait du mal à atteindre les KPI, notamment en matière de standards qualité (GxP) pour la distribution pharmaceutique (ponctualité, contrôle de température, stockage, emballage, etc.), avec une baisse de performance depuis le début de la collaboration. De plus, le contrat, en place depuis huit ans sans aucune révision, ne répondait plus aux besoins évolutifs de l’entreprise ni aux exigences croissantes en matière de standards qualité.

Par ailleurs, les coûts s’envolaient, en particulier pour la manutention et le transport, en raison d’une mauvaise anticipation du routage des produits, d’une communication insuffisante avec le client et d’une sous-estimation des frais d’emballage et d’étiquetage.

En conséquence, l’entreprise belge a fait appel à Altesia Procurement pour trouver un remplaçant au prestataire logistique défaillant.

L’objectif : élever la qualité de service et établir un partenariat de long terme avec un fournisseur fiable.

Approche

Altesia a confié cette mission à son consultant achats, Aurélien Huyghens.

Aurélien a commencé par rencontrer le responsable logistique de la filiale grecque, qui avait signalé la mauvaise performance du sous-traitant. Il a ensuite pris entièrement la tête du projet, en pilotant chaque aspect de bout en bout à travers plusieurs étapes clés :

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Définition des besoins
Aurélien a commencé par consulter toutes les parties prenantes internes, au-delà de son interlocuteur direct, le responsable logistique, afin d’assurer un alignement parfait des besoins. Il a travaillé en étroite collaboration avec :
- Le Directeur des Opérations
- Le Responsable Qualité, pour garantir la conformité aux standards GxP
- Le département Controlling, afin de comprendre l’impact financier et fluidifier les processus financiers.
Les besoins identifiés incluaient :
- Un processus de communication simplifié entre la filiale belge et le sous-traitant, assurant une intégration fluide dans la chaîne logistique du groupe pharmaceutique et le respect complet des meilleures pratiques du secteur
- La mise en place d’une charte qualité
- Des exigences commerciales, notamment des options de résiliation du contrat plus simples
Sur la base de ces besoins, Aurélien a défini une liste de KPI et un SLA, et a fixé des pénalités et des incitants liés à ces KPI.

Il s’est également concentré sur la rationalisation des coûts et une définition précise du périmètre.
Exemple 1 : le fournisseur précédent utilisait un étiquetage excessif alors qu’une seule étiquette aurait suffi, ce qui permettait de réduire les coûts sans compromettre la qualité.

Exemple 2 : le fournisseur pouvait regrouper la gestion des commandes sur quelques jours par semaine pour gagner en efficacité. Un nouveau Master Service Agreement (MSA) a été rédigé afin d’intégrer ces éléments.
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Analyse du marché et présélection des fournisseurs

Sur la base des besoins définis, Aurélien a créé une Request for Information (RFI) et a collaboré avec une société de market intelligence pour cartographier le marché des sous-traitants 3PL pharmaceutiques en Grèce.

Sept entreprises 3PL ont été identifiées : quatre grecques (dont l’ancien sous-traitant) et trois internationales. Les plus petites, incapables de desservir l’ensemble des îles grecques, ont été automatiquement exclues. Les entreprises restantes ont été invitées à participer à l’étape suivante.

Grâce à cette approche rigoureuse et à un processus fluide, trois entreprises grecques de 3PL, concurrentes de l’ancien prestataire, ont été présélectionnées et ont pu présenter leurs propositions.
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Processus de RFP et de sélection

Aurélien a piloté l’ensemble du processus, de la rédaction des exigences jusqu’à la sélection finale des fournisseurs :

– Rédaction de la RFP :

Aurélien a élaboré la Request for Proposal (RFP), en coordonnant les contributions des parties prenantes internes et en veillant à ce qu’elle soit précise et alignée sur les besoins identifiés. Cette RFP a ensuite été diffusée via une plateforme d’appels d’offres en ligne, garantissant une évaluation impartiale des fournisseurs.

– Pré-audit des fournisseurs :

Pour garantir la fiabilité des candidats présélectionnés, Aurélien a proposé un pré-audit. Une équipe de contrôle qualité a été envoyée pour inspecter les entrepôts des deux fournisseurs retenus, afin d’évaluer leurs installations et leur conformité aux standards requis.

– Pilotage du processus :

Aurélien a construit un agenda détaillé pour l’ensemble du processus, couvrant toutes les étapes clés, des audits aux réunions. Il a organisé et animé les réunions de soutenance d’offres (bid defense) et les sessions de questions-réponses, permettant aux fournisseurs de présenter leurs propositions et de répondre aux questions des parties prenantes.

– SPOC et gestion des parties prenantes :

En tant que point de contact unique (SPOC) pour les fournisseurs, Aurélien a assuré une communication fluide. Il a également géré les parties prenantes internes, en organisant les réunions, en facilitant les échanges et en challengeant à la fois les fournisseurs et les attentes du client. Grâce à ce travail, il a garanti une approche pragmatique, réaliste et éthique, posant les bases d’un partenariat de long terme fondé sur des intérêts mutuels.

Résultats

Avec l’accompagnement d’Aurélien, l’entreprise a pu signer un contrat avec un nouveau prestataire 3PL. Ce nouveau partenariat a permis à l’entreprise de se libérer des contraintes imposées par l’ancien prestataire et de redynamiser le marché grec.

Désormais, l’entreprise veille au strict respect de ses règles et de ses besoins tout en bénéficiant de nouvelles procédures qui améliorent fortement la communication avec le fournisseur. Le contrat, bien mieux structuré qu’auparavant, repose sur des KPI clairement définis et un SLA, et prépare le terrain pour un partenariat de long terme.

Mieux encore, le nouveau contrat n’a pas seulement amélioré la qualité de service — il a aussi généré des économies substantielles. En rationalisant les besoins et en intégrant davantage d’options dans le prix de base, l’entreprise a pu réduire ses coûts de 300 000 € par an.

Le client a exprimé sa grande satisfaction quant à la collaboration avec Aurélien :

« Aurélien a toujours eu une approche positive face aux défis. Ce qui était vraiment impressionnant, c’est qu’il a su capter le “feeling” des besoins du marché grec et des capacités des fournisseurs, même à distance.«

Le retour du client

Responsable logistique Filiale grecque d’une entreprise pharmaceutique belge

« Aurélien a toujours eu une approche positive face aux défis. Il a su capter le ressenti des besoins du marché grec et les capacités des fournisseurs, même à distance. »

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