Comme dans d’autres disciplines, l’IA peut considérablement faciliter les tâches liées aux achats. Cependant, son utilisation reste souvent limitée à des applications personnelles ou isolées. Comment intégrer l’IA dans les processus organisationnels afin d’en exploiter tout le potentiel ? Nous utilisons un exemple concret : la rédaction de SLA.
Un défi concret : le manque de SLA
Lors de l’une de nos missions de conseil, notre consultant en achats a échangé avec le directeur des achats d’une entreprise chocolatière renommée, qui nous a exposé un défi majeur : un manque significatif de Service Level Agreements (SLA) avec des fournisseurs clés. L’absence de SLA robustes n’était pas seulement un problème de conformité. Elle impactait les performances de livraison, l’assurance qualité et, plus largement, la gestion des fournisseurs.
Comment nous avons rédigé un SLA avec l’IA
Pour répondre à ce problème, notre consultant achats en mission intérimaire a rapidement identifié une opportunité d’utiliser l’IA générative pour la rédaction contractuelle.
Le processus s’est déroulé en plusieurs étapes :
1. Rédaction initiale à l’aide de l’IA :
Nous avons utilisé un outil d’IA générative pour produire une première version du SLA. En concevant un prompt détaillé basé sur notre modèle de structure de prompt, nous avons demandé à l’IA de :
- Agir comme un expert en contrats d’achats.
- Rédiger un SLA intégrant des indicateurs clés de performance (KPI) tels que l’On-Time Delivery (OTD) et l’On-Quality Delivery (OQD).
- Intégrer des clauses de pénalité en cas de non-conformité.
- Inclure les exigences légales essentielles, les engagements environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG), ainsi que les procédures de résolution des litiges.
2. Implication des parties prenantes et amélioration itérative :
Conscients que le succès de tout processus achats repose fortement sur une collaboration interne approfondie, nous avons impliqué des parties prenantes issues de différents départements — qualité, marketing, production et, bien sûr, juridique.
Lors d’une série de réunions structurées, chaque équipe a fourni des retours ciblés. Le département qualité, par exemple, a demandé l’ajout d’une clause traitant des non-qualités récurrentes, en définissant le caractère « récurrent » comme se produisant dans plus de 10 % des livraisons.
En intégrant ces retours dans un nouveau prompt, nous avons itéré sur le document en temps réel, en veillant à ce que chaque contribution soit prise en compte afin de créer un contrat répondant à la fois aux exigences légales et aux réalités opérationnelles.
Résultat final :
Le résultat final a été un modèle de SLA robuste et complet, couvrant l’ensemble des enjeux clés en seulement quelques jours. Cette rapidité d’exécution a mis en évidence non seulement l’efficacité de l’IA pour rationaliser la rédaction contractuelle, mais aussi l’importance d’un processus collaboratif homme-machine bien coordonné.
Si vous souhaitez voir concrètement comment nous avons procédé, vous pouvez obtenir l’ensemble de nos prompts — la version initiale ainsi que les mises à jour issues des retours des parties prenantes — ainsi que notre modèle de structure de prompt.
Cliquez ici pour recevoir l’ensemble de nos ressources !
Intégrer l’IA dans les processus achats de votre organisation
Cet exemple concret d’utilisation de l’IA dans les achats démontre que lorsque des processus pilotés par l’IA sont associés à une implication active des parties prenantes, les organisations peuvent obtenir :
- Une meilleure précision et conformité : garantir que toutes les clauses nécessaires sont bien intégrées.
- Des délais de traitement réduits : obtenir des résultats en quelques jours plutôt qu’en plusieurs semaines.
- Une collaboration renforcée : réunir des expertises variées pour affiner et optimiser les livrables.
De la théorie à la pratique : nos formations IA pour les achats
Au cœur de notre approche se trouve la conviction que l’intégration efficace de l’IA doit aller au-delà des discussions théoriques. Les modèles de prompts pour les achats, par exemple, ne sont qu’un point de départ. Savoir les déployer dans des situations réelles et les connecter aux besoins de vos équipes constitue le véritable défi.
Nos formations IA pour les achats destinées aux organisations sont conçues dans cet esprit. Elles ne se limitent pas à la théorie ; elles proposent des cadres pratiques et concrets qui reproduisent des cas réels, comme l’exercice de rédaction contractuelle décrit ci-dessus.
Au cours de nos formations, les participants apprennent notamment :
- Comment construire des prompts efficaces : formuler des instructions précises et actionnables afin que l’IA génère des résultats utiles.
- Des méthodologies itératives : combiner l’expertise humaine et la précision de la machine à travers un cycle de rédaction, de revue et d’amélioration continue.
- L’intégration des parties prenantes : intégrer les apports de différentes équipes internes afin de garantir que les processus générés par l’IA reflètent pleinement l’expertise de votre organisation et s’intègrent harmonieusement dans ses modes de fonctionnement.
En participant à nos formations IA pour les achats, les professionnels des achats acquièrent les compétences nécessaires pour déployer des solutions d’IA génératrices d’efficacité, favorisant la collaboration interservices et produisant des bénéfices business concrets.
Téléchargez notre présentation de la formation Artificial Intelligence for Procurement pour découvrir nos programmes ou contactez-nous afin de discuter de vos besoins.
