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Focus sur l’EPHEC et la Haute École Galilée

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Contexte

 

En 2023, l’EPHEC et la Haute École Galilée ont conclu une fusion partielle, avec le transfert de plusieurs départements de Galilée vers l’EPHEC.

Alors que les deux établissements partageaient une vision commune et des intérêts mutuels, leurs systèmes comptables et de gestion étaient très différents. L’EPHEC fonctionnait avec des processus établis, un ERP, des contrôles financiers et un système d’approbation digitalisé. À l’inverse, les trois départements issus de la Haute École Galilée étaient encore gérés avec de nombreux documents papier, des processus décentralisés et peu de procédures.

Pour complexifier davantage la situation, le transfert a eu lieu le 13 septembre, en fin d’année académique, et non à la clôture de l’année civile ou d’un exercice comptable classique.

Virginie Siriez, consultante Finance chez Altesia, a donc été désignée pour préparer le bilan de transfert, lequel devait ensuite être audité et servir de document juridiquement contraignant et de base à l’acte notarié. Ce travail nécessitait de préparer les comptes des divisions de la Haute École Galilée à leur intégration dans l’entité élargie, comme s’il s’agissait d’une clôture de fin d’exercice.

La seconde dimension de la mission consistait à mettre en place les opérations comptables de la nouvelle entité EPHEC, ce qui impliquait un système plus robuste pour gérer son changement d’échelle : nouveau plan comptable, processus mis à jour et contrôles renforcés.

 

 

« Virginie n’était pas simplement une consultante, elle faisait réellement partie de l’équipe. »

Elle a travaillé à temps plein avec nous pendant six mois, a fait preuve de patience et de pédagogie avec nos comptables, et nous a accompagnés durant une période particulièrement intense.

Ce qui m’a marqué par rapport à d’autres cabinets de conseil, c’est le style pragmatique d’Altesia : des manches retroussées, un focus sur les résultats et un excellent rapport qualité-prix, grâce au travail de Virginie sur le terrain et au soutien senior en arrière-plan. »

 

Nicolas Putzeys, Director Finance & Infrastructure – EPHEC

 

 

Notre approche

Dans le cadre d’un transfert institutionnel complexe entre Haute École Galilée et EPHEC, la consultante d’Altesia Virginie a été chargée de garantir l’exactitude et la cohérence des données comptables. Ce qui semblait au départ être une simple répartition des comptes a rapidement révélé de profondes incohérences structurelles — nécessitant des travaux de rapprochement minutieux, une grande précision technique et une coordination étroite entre les départements.

  • Harmonisation de la comptabilité analytique entre les départements

    Le plan initial consistait à s’appuyer sur la comptabilité analytique de chaque département pour préparer le transfert. Cependant, au cours du processus, Virginie a identifié des différences dans la manière dont les transactions étaient enregistrées, nécessitant des corrections et une harmonisation.

    Les achats, par exemple, étaient comptabilisés différemment. La comptabilité analytique a dû être corrigée et alignée avec la nouvelle structure. Compte tenu du faible niveau de digitalisation de la Haute École Galilée, la consultante a souvent dû fouiller dans des classeurs datant d’avant sa naissance.

  • Gestion des charges communes et des allocations

    Par ailleurs, la Haute École Galilée disposait d’un département central chargé de gérer les charges communes de ses quatre unités d’enseignement. La consultante a dû déterminer et répartir ce qui devait être transféré à EPHEC, notamment les bâtiments, les dettes, les actifs étudiants et la trésorerie.

    « Nous ne nous attendions pas à un tel niveau de complexité », explique Virginie. « Nous pensions qu’il suffirait de tout diviser par quatre. Mais certains bâtiments, par exemple, étaient utilisés par plusieurs unités. Si un bâtiment était attribué à une unité, il fallait compenser les autres. Nous avons parfois dû créer des formules Excel complexes, car au final tout devait s’équilibrer et le bilan devait être à zéro. Tout l’enjeu était de trouver les bons équilibres ».

  • Rapprochement des données du Conseil social

    Enfin, le Conseil social, entité juridiquement distincte des écoles et chargée de la gestion des subsides sociaux et des bourses, ne disposait d’aucune comptabilité analytique. Les subsides étaient ventilés de manière extra-comptable entre les unités d’enseignement en fonction du nombre d’étudiants aidés. « Je suis partie de cette situation et j’ai dû réallouer et rendre la comptabilité cohérente. Il s’agissait avant tout d’un travail de rapprochement entre deux bases de données », explique Virginie.

  • Renforcement des processus et de la documentation comptables

    Parallèlement, la croissance d’EPHEC nécessitait une structure comptable plus robuste. Virginie a mis en place un nouveau plan comptable, défini des processus renouvelés et produit une documentation détaillée (procédures, guides, tutoriels) afin d’accompagner à la fois les nouveaux collaborateurs et les équipes de Galilée dans leur transition de méthodes papier vers des flux de travail digitalisés.

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  • Appui d’une expertise senior

    Tout au long du projet, elle a été soutenue par le partenaire d’Altesia, Cédric Van Themsche, qui a apporté un appui technique et un suivi structuré du projet. Ce modèle a offert au client une combinaison pragmatique et économiquement efficiente : l’engagement d’une consultante sur site, appuyée par une expertise senior en arrière-plan, avec un suivi concret des tâches (notamment via l’outil de gestion de projet d’Altesia).

Virginie siriez

Résultats

Virginie a travaillé à temps plein pendant six mois, s’intégrant pleinement à l’équipe. Elle est parvenue à rationaliser les systèmes comptables des entités et à livrer un bilan de transfert approuvé sans aucune correction par le réviseur.

Toutes les obligations légales et les échéances ont été respectées.

EPHEC a ainsi bénéficié non seulement d’un bilan de transfert validé, mais également d’un service comptable nouvellement structuré, doté de processus, de documentation et d’outils adaptés à son périmètre élargi.

Virginie a créé des fichiers, des procédures et un guide utilisateur afin de faciliter le travail des nouveaux arrivants, qu’ils proviennent de la plus petite structure ou qu’ils soient nouvellement recrutés.

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« Virginie n’était pas simplement une consultante, elle faisait réellement partie de l’équipe », explique Nicolas Putzeys, Director Finance & Infrastructure chez EPHEC. ​

« Elle a travaillé à temps plein avec nous pendant six mois, a fait preuve de patience et de pédagogie avec nos comptables, et nous a accompagnés durant une période très intense. Ce qui m’a marqué par rapport à d’autres cabinets de conseil, c’est le style pragmatique d’Altesia : des manches retroussées, un focus sur les résultats et un excellent rapport qualité-prix, grâce au travail de Virginie sur le terrain et au soutien senior en arrière-plan ».