Sécuriser une transition de flotte en pleine période estivale

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Contexte

À l’été 2025, une entreprise active dans le secteur de la construction et de la pose de voies ferrées se trouvait dans la phase finale de l’externalisation de la gestion de sa flotte. Alors que 85 % du projet était déjà réalisé et qu’un go-live était prévu pour le 1er août, le départ soudain du chef de projet interne pour des raisons personnelles a créé un vide critique en matière de pilotage.

Pour compliquer encore la situation, l’ensemble de l’équipe interne partait en congé à partir du 22 juillet, faisant du 19 juillet la date butoir absolue pour atteindre un niveau de préparation opérationnelle suffisant. L’entreprise avait donc un besoin urgent : faire intervenir une personne capable de prendre le relais (2 à 3 jours par semaine) afin de piloter la dernière phase du projet et sécuriser la transition.

Pour accompagner le client, Altesia a mobilisé Aurélien Huyghens, consultant en achats disposant d’une solide expérience en gestion de projets et en stratégie fournisseurs, afin de reprendre le projet et d’en garantir la livraison dans un contexte fortement contraint.

Les principaux défis identifiés étaient les suivants :

Disponibilité limitée des parties prenantes en raison de la période de congés.
Temps de prise en main très court, avec seulement 10 jours avant le départ de l’équipe.
Sensibilité élevée autour des voitures de société, perçues comme des avantages acquis, générant des discussions émotionnelles.
Gouvernance complexe, avec de multiples décideurs impliqués.

Approche

Compte tenu des délais extrêmement serrés et du contexte émotionnellement chargé, Aurélien Huyghens a adopté une approche combinant rigueur dans l’exécution du projet et forte intelligence émotionnelle, avec pour objectif de rétablir l’alignement entre les parties prenantes et de faire avancer le projet sous pression.

Engagement des parties prenantes et cartographie des enjeux

Dès le premier jour, Aurélien a organisé des entretiens avec les principales parties prenantes à différents niveaux hiérarchiques (du N-1 au N+1) afin de comprendre les attentes, les préoccupations et les points de friction internes — en particulier autour des politiques de voitures de société, perçues comme des acquis.

Ces sessions d’écoute ont permis d’identifier ce qui fonctionnait, ce qui posait problème et d’adapter la stratégie de go-live aux dynamiques internes.

Analyse financière et contractuelle

Aurélien a mené une analyse rapide mais approfondie des dépenses et engagements contractuels liés à la flotte, couvrant 300 voitures de fonction et 300 véhicules utilitaires. Ce travail a servi de base aux recommandations fournisseurs, en conciliant efficacité des coûts et qualité de service.

Il a travaillé en étroite collaboration avec les équipes juridiques et IT afin d’aligner les efforts d’implémentation et de garantir une transition conforme et techniquement maîtrisée.

Outils et solutions déployés

Cartographie des parties prenantes afin de clarifier la gouvernance et fluidifier la communication.
Analyse des dépenses pour quantifier l’exposition financière et identifier des opportunités d’optimisation.
Revue contractuelle et recommandations fournisseurs, incluant les partenaires de leasing et les infrastructures de recharge électrique.
Planification de scénarios pour anticiper et limiter les goulets d’étranglement opérationnels lors de la transition.

Résultats

Un go-live fluide, livré dans les délais

Malgré la pression temporelle et une gouvernance complexe, la transition de la gestion de flotte a été mise en production le 1er août sans perturbation, avec une pleine préparation opérationnelle atteinte avant le départ en congé de l’équipe interne.

Impact stratégique et opérationnel

Sélection optimisée des fournisseurs, fondée sur une analyse contractuelle et des dépenses.
Meilleur alignement des parties prenantes grâce à un engagement ciblé et une gouvernance clarifiée.
Gouvernance pérennisée, posant les bases des futures transitions en matière de gestion de flotte.

Reconnaissance du client

Le client a salué la capacité d’Aurélien Huyghens à s’intégrer rapidement et à prendre pleinement la responsabilité du projet. Son approche structurée, empathique et très opérationnelle a permis de relancer la dynamique et d’assurer le succès du projet dans un contexte fortement contraint.

Ce projet illustre également la valeur du modèle de staffing flexible d’Altesia, capable de mobiliser rapidement des consultants expérimentés, aptes à intervenir dans des situations de forte pression et à générer un impact immédiat.

Dans ce cas précis, l’intervention d’Aurélien a non seulement sécurisé un go-live critique, mais a également renforcé l’approche de l’organisation en matière de gouvernance fournisseurs et de continuité opérationnelle.