Le Software as a Service (SaaS) est devenu une solution de référence pour les entreprises souhaitant améliorer leurs opérations sans devoir investir dans des installations matérielles ou logicielles lourdes. Pour les entreprises, le choix de la bonne solution SaaS est crucial, car il impacte directement l’efficacité, la scalabilité et la performance globale de l’activité. Mais comment s’assurer de choisir le bon SaaS et de négocier les conditions contractuelles afin d’en maximiser la valeur ? Vous trouverez ci-dessous une checklist étape par étape pour vous guider dans la négociation efficace de contrats SaaS.
Qu’est-ce que le SaaS et pourquoi le choisir ?
Le SaaS désigne des services logiciels basés sur le cloud, fournis via internet, offrant aux entreprises une alternative flexible, évolutive et rentable aux installations logicielles traditionnelles.
L’une des principales raisons de l’essor du SaaS est la réduction significative des délais de déploiement. Contrairement aux solutions on-premise traditionnelles, les applications SaaS sont préconfigurées et prêtes à être utilisées immédiatement. De plus, les solutions SaaS proposent des mises à jour fonctionnelles continues et des innovations sans nécessiter d’intervention manuelle.
Le modèle par abonnement inclut les mises à jour et la maintenance, ce qui réduit le coût total de possession (TCO) en éliminant les besoins en maintenance, en mises à niveau ou en investissements matériels. En outre, ce modèle permet aux entreprises de ne payer que ce qu’elles utilisent et d’ajuster facilement leur consommation en fonction de leurs besoins.
Cependant, choisir la bonne solution SaaS ne se limite pas à comprendre ses avantages. Cela nécessite également une approche stratégique de la négociation contractuelle afin d’aligner le contrat sur les besoins spécifiques de l’entreprise.
Nous avons listé ci-dessous des conseils clés pour vous aider à obtenir les meilleures conditions contractuelles SaaS pour votre entreprise.
1. Définir précisément les besoins internes
Avant d’entrer en négociation, il est essentiel de définir clairement ce dont votre équipe a besoin de la part du logiciel. Les solutions SaaS proposent souvent un large éventail de fonctionnalités, parfois regroupées dans différentes formules tarifaires. Il est donc indispensable de déterminer avec votre équipe quelles fonctionnalités sont indispensables et lesquelles sont optionnelles.
Exemple : si votre entreprise opère uniquement dans un seul pays, il n’est pas nécessaire de payer pour une licence mondiale, souvent bien plus coûteuse. Opter pour une licence nationale peut permettre de réduire significativement les coûts.
2. Choisir le bon modèle de licence SaaS
Les modèles de licence des solutions SaaS varient fortement, et choisir le bon est essentiel pour payer le juste prix et éviter des coûts imprévus. Familiarisez-vous avec les différentes options de licence, telles que :
- Modèle par utilisateur nommé : ce modèle facture un montant pour chaque utilisateur individuel ayant accès au logiciel. Il est simple à comprendre, mais peut devenir coûteux si de nombreux utilisateurs doivent y accéder.
- Modèle Pay-as-you-use : dans ce modèle, vous ne payez que pour l’utilisation réelle du logiciel. Il est idéal pour les équipes qui utilisent le logiciel de manière ponctuelle ou variable, car il garantit de ne payer que ce qui est réellement consommé.
- Licences concurrentes : ce modèle permet à un nombre défini d’utilisateurs d’accéder simultanément au logiciel. Il peut être rentable pour des équipes plus larges lorsque tous les membres n’utilisent pas le logiciel en même temps.
Exemple : si vous disposez d’une petite équipe qui utilise le logiciel de manière intermittente, un modèle pay-as-you-use peut être plus rentable qu’un modèle par utilisateur nommé. Pour une équipe partageant l’accès, les licences concurrentes peuvent être une meilleure option, garantissant l’accès au logiciel sans payer pour chaque utilisateur individuel.
3. Anticiper la croissance ou la diminution des licences : scénarios de ramp-up et ramp-down
Anticipez l’évolution du nombre de licences nécessaires sur la durée du contrat. Si vous prévoyez une augmentation du nombre de licences, cela peut vous donner un levier de négociation pour réduire le prix par licence. Cela permet également de mieux comprendre l’impact financier si des filiales demandent également des licences et sont ajoutées au contrat.
Cependant, veillez à ne pas être trop optimiste quant au nombre initial de licences. N’oubliez pas qu’il est généralement plus facile d’augmenter le nombre de licences en cours de contrat que de le réduire. Les diminutions ne sont souvent possibles qu’à des moments spécifiques, comme à la date anniversaire du contrat ou à son échéance.
4. Négocier les prix de renouvellement
Discutez et fixez dès le départ les conditions tarifaires de renouvellement, que le contrat soit conclu pour un, trois ou cinq ans.
Limiter le pourcentage d’augmentation des prix lors du renouvellement (par exemple en le plafonnant à 5 %) permet de mieux maîtriser votre budget et d’éviter des hausses de coûts imprévues. Les fournisseurs proposent en effet souvent un prix initial attractif pour décrocher le contrat, puis augmentent significativement les tarifs lors du renouvellement, une fois que votre organisation est devenue dépendante de l’outil.
Soyez également prudent avec les accords à forfait, qui entraînent souvent des augmentations de prix importantes lors du renouvellement du contrat.
5. Négocier les coûts de personnalisation
Certaines solutions logicielles sont standardisées pour tous les clients, tandis que d’autres offrent la possibilité de personnalisations adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Si des personnalisations sont possibles, négociez les coûts en fonction du fait que le développement bénéficie uniquement à votre entreprise ou qu’il puisse être réutilisé par le fournisseur pour d’autres clients.
Exemple : si une personnalisation bénéficie uniquement à votre entreprise, négociez le coût de développement. En revanche, si elle peut être revendue à d’autres clients, utilisez cet argument pour obtenir un prix réduit.
6. Négocier les Service Level Agreements (SLA)
Le Service Level Agreement définit le niveau minimum de service et les responsabilités du fournisseur. Soyez attentif aux détails, car les fournisseurs cherchent souvent à limiter leur responsabilité et, par conséquent, les compensations potentielles.
Une pratique courante consiste à proposer des Service Level Objectives (SLO) au lieu de SLA contraignants. Contrairement aux SLA, qui constituent des engagements contractuels, les SLO sont de simples objectifs que le fournisseur s’efforce d’atteindre, sans valeur juridique contraignante.
Privilégiez des SLA garantissant des délais de résolution plutôt que de simples délais de prise en charge :
- TTO (Time to Own) : garantit uniquement un délai pour l’attribution du problème et l’ouverture d’un ticket.
- TTR (Time to Resolve) : garantit un délai précis de résolution du problème, assurant qu’il soit non seulement reconnu mais également corrigé dans un délai défini.
Assurez-vous que le SLA inclut des pénalités en cas de non-respect et des clauses de résiliation anticipée sans pénalité si le fournisseur ne respecte pas les SLA de manière répétée.
7. Négocier un plan de réversibilité
Anticipez la fin du contrat en négociant une stratégie de sortie garantissant une transition fluide vers un autre fournisseur.
Cela inclut les délais et les coûts associés, ainsi que les modalités et coûts de transfert de vos données. Clarifiez les conditions de récupération des données afin de savoir comment et à quel coût vous pourrez les récupérer à la fin du contrat.
En suivant cette checklist, vous vous assurez d’être bien préparé pour négocier vos achats SaaS, d’aligner les fonctionnalités et les coûts du logiciel avec les besoins réels de votre entreprise et d’obtenir des conditions favorables pendant toute la durée du contrat et au-delà.
Si vous avez besoin d’aide pour définir vos besoins, rédiger un RFP ou sélectionner le bon partenaire, ou encore pour négocier un contrat, nos consultants en procurement se feront un plaisir de vous accompagner !
