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Recherche d’un nouveau prestataire 3PL pour améliorer la qualité et réduire les coûts

Focus sur une filiale grecque d’un groupe pharmaceutique belge

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Contexte

 

La filiale grecque d’un groupe pharmaceutique belge n’était plus satisfaite de son prestataire 3PL (logistique tierce), chargé de la distribution de ses produits sur le territoire grec continental et, plus particulièrement, sur les îles. Les défis logistiques dans ces régions sont importants et impliquent des contraintes complexes telles que le transport par ferry, l’éloignement géographique et des délais de livraison prolongés.

Le prestataire en place peinait à respecter les KPI, notamment en matière de standards qualité (GXP) propres à la distribution pharmaceutique (délais, contrôle de la température, stockage, emballage, etc.), avec une dégradation des performances observée dès le début de la collaboration. Par ailleurs, le contrat, en vigueur depuis huit ans sans aucune révision, ne répondait plus aux besoins évolutifs de l’entreprise ni aux exigences accrues en matière de qualité.

En outre, les coûts s’envolaient, notamment en matière de manutention et de transport, en raison d’une mauvaise anticipation des flux produits, d’une communication insuffisante avec le client et d’une sous-estimation des coûts d’emballage et d’étiquetage.

Dans ce contexte, le groupe belge a fait appel à Altesia Procurement afin de remplacer le prestataire logistique défaillant.

Objectif : améliorer la qualité de service et établir un partenariat durable avec un fournisseur fiable.

Notre approche

Altesia a confié cette mission à son consultant en achats, Aurélien Huyghens.

 

Aurélien a commencé par rencontrer le responsable logistique de la filiale grecque, qui avait exprimé ses préoccupations quant aux performances insuffisantes du sous-traitant. Il a ensuite pris en charge l’intégralité du projet, de bout en bout, en suivant plusieurs étapes clés :

  • 1

    Définition des besoins

    Aurélien a commencé par consulter l’ensemble des parties prenantes internes, au-delà de son interlocuteur direct, le responsable logistique, afin d’assurer un alignement parfait des besoins. Il a travaillé en étroite collaboration avec :

    – le Directeur des opérations ;
    – le Responsable Qualité, afin de garantir la conformité aux normes GXP ;
    – le Contrôle de gestion, pour comprendre les impacts financiers et fluidifier les processus financiers.

    Les besoins identifiés comprenaient notamment :

    – un processus de communication rationalisé entre la filiale belge et le sous-traitant, assurant une intégration fluide dans la chaîne logistique du groupe pharmaceutique et une conformité totale aux meilleures pratiques du secteur ;
    – la mise en place d’une charte qualité ;
    – des exigences commerciales, incluant une plus grande flexibilité dans les modalités de résiliation contractuelle.

    Sur cette base, Aurélien a défini une liste de KPI et un SLA, assortis de pénalités et d’incitants. Il s’est également concentré sur la rationalisation des coûts et une définition précise du périmètre.

    Exemple 1 : le prestataire précédent utilisait un étiquetage excessif alors qu’une seule étiquette suffisait, permettant de réduire les coûts sans compromettre la qualité.
    Exemple 2 : le prestataire pouvait regrouper la gestion des commandes sur quelques jours par semaine afin de gagner en efficacité. Un nouveau contrat-cadre (MSA) a été rédigé pour intégrer ces éléments.

  • 2

    Analyse du marché et présélection des fournisseurs

    Sur la base des besoins définis, Aurélien a élaboré une Request for Information (RFI) et collaboré avec un cabinet d’intelligence de marché afin d’analyser le marché grec des prestataires 3PL pharmaceutiques.

    Sept entreprises 3PL ont été identifiées : quatre grecques (dont l’ancien prestataire) et trois internationales. Les acteurs de plus petite taille, incapables de desservir l’ensemble des îles grecques, ont été écartés. Les autres ont été invités à participer à l’étape suivante.

    Grâce à cette approche rigoureuse, trois prestataires 3PL grecs, concurrents de l’ancien fournisseur, ont été présélectionnés et ont pu présenter leurs offres.

  • 3

    Processus d’appel d’offres et de sélection

    Aurélien a piloté l’ensemble du processus, depuis la rédaction du cahier des charges jusqu’à la sélection finale des fournisseurs :

    – rédaction du RFP, en coordonnant les contributions internes et en garantissant un document précis et aligné sur les besoins ;
    – pré-audit des fournisseurs, avec l’envoi d’une équipe qualité pour inspecter les entrepôts des deux candidats finalistes ;
    – gestion du processus, incluant l’organisation des audits, réunions, soutenances d’offres et sessions de questions-réponses ;
    – rôle de point de contact unique (SPOC) et gestion des parties prenantes, assurant une communication fluide, des échanges constructifs et une approche pragmatique, réaliste et éthique, propice à un partenariat de long terme fondé sur des intérêts communs.

altesia aurelien huyghens

Résultats

Avec l’accompagnement d’Aurélien, l’entreprise a signé un contrat avec un nouveau prestataire 3PL. Ce nouveau partenariat lui a permis de s’affranchir des contraintes imposées par l’ancien fournisseur et de redynamiser le marché grec.

L’entreprise bénéficie désormais de procédures améliorées renforçant la communication avec le fournisseur, tout en garantissant une stricte conformité à ses exigences. Le contrat, bien mieux structuré qu’auparavant, repose sur des KPI clairement définis et un SLA, posant les bases d’un partenariat durable.

Enfin, ce nouveau contrat n’a pas seulement amélioré la qualité de service : il a également généré des économies substantielles. En rationalisant les besoins et en intégrant davantage d’options dans le prix de base, l’entreprise a réduit ses coûts de 300 000 € par an.

Le client a exprimé un très haut niveau de satisfaction quant à la collaboration avec Aurélien :

« Aurélien a toujours abordé les défis avec une attitude positive. Ce qui nous a particulièrement impressionnés, c’est sa capacité à comprendre, même à distance, les spécificités du marché grec et les capacités des prestataires locaux. »