Home Expertise Achats Comprenez et maîtrisez vos dépenses Analyse des dépenses

Analyse des dépenses

Obtenez une meilleure compréhension et un meilleur contrôle de vos coûts

Nous contacter

Comment l’analyse des dépenses peut améliorer votre rentabilité

Lorsque vous souhaitez ou devez améliorer votre rentabilité, il est souvent plus simple de réaliser des économies en maîtrisant les coûts plutôt qu’en augmentant les ventes. Sachant que les dépenses représentent en moyenne 60 % du chiffre d’affaires d’une entreprise, il est essentiel de les comprendre avec clarté et précision.

 

Altesia répond à cet enjeu en élaborant une cartographie détaillée des dépenses, qui permet d’identifier :

  • Qui dépense pour quels produits et à quelle fréquence
  • Où va l’argent de l’entreprise

 

 

Objectif : offrir aux entreprises une vision globale et plus claire de leurs coûts, afin d’aligner les dépenses avec les budgets et de prendre des décisions business éclairées.

Qu’est-ce qu’une analyse des dépenses ?

L’analyse des dépenses est le processus consistant à collecter, catégoriser et évaluer les données de dépenses d’une organisation afin d’améliorer l’efficacité des coûts et la prise de décision achats. Elle permet aux entreprises de gagner en visibilité sur leurs dépenses, d’identifier des opportunités d’économies et d’améliorer les relations fournisseurs. Une analyse des dépenses bien menée fournit des informations précieuses sur qui dépense, pour quoi, avec qui et pourquoi, garantissant ainsi la transparence financière et l’optimisation du sourcing stratégique.

​

C’est pourquoi l’analyse des dépenses est un outil fondamental de toute stratégie achats, garantissant que les décisions reposent sur des données fiables.

Avantages d’une analyse des dépenses

  • Comprendre les schémas de dépenses Sans cette visibilité sur vos dépenses, il est difficile de comprendre où va l’argent et de piloter efficacement l’entreprise.
  • Optimisation des coûts Identifier les coûts pouvant être réduits et s’assurer que chaque dépense soutient vos objectifs business.
  • Gestion des risques Cartographier les coûts et évaluer les risques associés renforce la gestion des données et constitue un pilier de la pérennité de l’entreprise.
  • Amélioration de la performance fournisseurs Comprendre les coûts liés aux fournisseurs est essentiel pour évaluer les relations fournisseurs. Des ajustements peuvent être nécessaires afin de mieux s’aligner avec les objectifs financiers ou d’améliorer l’efficacité opérationnelle.

Difficultés et écueils de l’analyse des dépenses

Bien que l’analyse des dépenses soit un outil puissant pour l’optimisation des achats, elle comporte plusieurs défis et écueils potentiels.

  • Complexité des données & problèmes de qualité

    La gestion des données de dépenses représente un défi majeur, car les informations sont souvent dispersées dans plusieurs systèmes (ERP, logiciels comptables, plateformes achats), rendant leur consolidation complexe.

     

    Des formats incohérents, des doublons et des informations manquantes compliquent davantage le processus, conduisant à des analyses imprécises. Le fait de ne pas prendre en compte des dépenses cachées, telles que les achats hors processus, fausse encore davantage l’analyse.

     

    De plus, le nettoyage et la classification manuels des données peuvent être chronophages et gourmands en ressources, ralentissant l’optimisation des achats.

     

    Pour surmonter cette difficulté, il peut être pertinent d’investir dans des solutions de business intelligence (BI) qui automatisent la collecte, la standardisation et la visualisation des données, garantissant un reporting précis et en temps réel.

  • Se concentrer uniquement sur le court terme et les gains rapides

    L’un des principaux risques de l’analyse des dépenses est d’adopter une approche à court terme, où les entreprises se focalisent sur des réductions immédiates des coûts plutôt que sur la création de valeur à long terme.

     

    Si l’identification d’économies rapides est importante, privilégier la réduction des coûts à court terme au détriment des relations fournisseurs, de la qualité et de la gestion des risques peut entraîner des coûts plus élevés à long terme et des perturbations opérationnelles.

     

    Par exemple, sélectionner un fournisseur moins cher sans évaluer la fiabilité du service ou les risques de conformité peut conduire à une instabilité de la chaîne d’approvisionnement, à des coûts cachés accrus ou à des opportunités d’innovation manquées.

Comment nous réalisons une analyse des dépenses

Notre approche est :

  • méticuleuse : éviter l’erreur courante de la superficialité
  • holistique : fournir une vision complète des coûts.
  • data-driven

 

Cela permet aux entreprises de comprendre le contexte global et les interactions entre les dépenses et les opérations, conduisant à une gestion des coûts plus efficace et à une prise de décision éclairée.

  • Cartographie des dépenses

    Altesia collecte, nettoie et inventorie l’ensemble des transactions et données de dépenses pertinentes d’une entreprise, en les catégorisant en achats directs (matières premières, équipements, etc.) ou indirects (services marketing, consultants, transport, etc.). Cela offre une vision complète des dépenses internes et externes, mettant en évidence les schémas de consommation et les leviers d’optimisation.

  • Analyse des dépenses fournisseurs (analyse ABC)

    Cette analyse fournit des informations sur :

    • Les fournisseurs les plus critiques pour l’entreprise (en termes de continuité d’activité, assurance qualité, etc.)
    • Les fournisseurs générant la majorité des dépenses.

    Cette analyse approfondie permet de réaligner les relations fournisseurs et d’optimiser la stratégie achats, par exemple en automatisant les fournisseurs moins critiques.

  • Gestion des risques

    • La classification et l’analyse des dépenses permettent d’évaluer les risques associés et d’identifier des leviers de mitigation. Pour les coûts externes, cela peut consister à orienter les relations fournisseurs vers des « dépenses sous contrat », généralement considérées comme moins risquées grâce à des conditions prédéfinies et à une probabilité réduite de changements unilatéraux.

  • Analyse et recoupement des données

    La qualité des données, idéalement sur une période minimale de trois ans, apporte une perspective stratégique à long terme. Cela permet de :

    • comprendre les tendances de coûts
    • évaluer leur impact sur la gestion interne
    • identifier des axes d’amélioration
    • détecter les inefficacités telles que les achats redondants ou inutiles.
    • mieux planifier et anticiper certaines dépenses afin de limiter les coûts imprévus.

Résultats d’une analyse des dépenses

À l’issue de l’exercice d’analyse des dépenses, nous visons à :

  • Déterminer les potentiels d’optimisation des coûts, permettant souvent de générer entre 10 et 15 % d’économies par rapport aux cinq dernières années.

  • Optimiser la gestion des fournisseurs.

  • Réduire le temps nécessaire à la prise de décision managériale grâce à une analyse des dépenses claire, précise et structurée.

  • Ainsi, contribuer à améliorer la rentabilité et l’efficacité opérationnelle de votre entreprise.

 

 

Le livrable consiste en une cartographie complète des dépenses analysant :

​

  • Le type de dépenses :

    • Opex vs. Capex

    • Direct vs. indirect

    • Classification ABC, reflétant des critères tels que la valeur business, la complexité et le volume des transactions

    • Catégorisation des fournisseurs

 

  • Cartographie stratégique des fournisseurs, servant de base aux stratégies de gestion des risques

  • Analyse du taux de couverture contractuelle

  • Identification de quick wins pour optimiser les coûts

Ce que nous ne faisons pas

  • Voici quelques éléments que vous ne nous verrez pas faire :
    Juger les dépenses : nous ne jugeons pas les décisions passées en matière de dépenses ou d’investissement.
  • Recommander sans données : nous ne formulons jamais de recommandations sans analyser en profondeur les dépenses passées et valider les données.
  • Imposer des stratégies standards : nous n’imposons pas de stratégies d’optimisation qui ne correspondent pas à la réalité spécifique de l’entreprise.
  • Créer une dépendance technologique : nous évitons toute dépendance à une technologie spécifique, en veillant à ce que nos recommandations ne soient pas liées à un logiciel ou un outil particulier.

Notre objectif est de proposer des solutions concrètes et efficaces pour vous, et non de simples recommandations standard.