Net als in andere disciplines kan AI inkoopgerelateerde taken aanzienlijk vergemakkelijken. Het gebruik ervan blijft echter vaak beperkt tot persoonlijke of geïsoleerde toepassingen. Hoe kan AI worden geïntegreerd in organisatorische processen om een nog groter potentieel te ontsluiten? We gebruiken een concreet voorbeeld: het opstellen van SLA’s.
Een praktijkuitdaging: de SLA-kloof
Tijdens een van onze adviesopdrachten ging onze inkoopconsultant in gesprek met de procurement director van een gerenommeerd chocoladebedrijf, die een dringende uitdaging voorlegde: een aanzienlijke kloof in hun Service Level Agreements (SLA’s) met belangrijke leveranciers. Het ontbreken van een robuuste SLA was niet louter een complianceprobleem. Het had een impact op leveringsprestaties, kwaliteitsborging en het algemene leveranciersbeheer.
Hoe we een SLA opstelden met AI
Om het probleem aan te pakken, identificeerde onze interim inkoopconsultant snel een opportuniteit om generatieve AI in te zetten voor het opstellen van contracten.
Het proces verliep in verschillende stappen:
1. Eerste opmaak met behulp van AI:
We gebruikten een generatieve AI-tool om een eerste versie van de SLA te produceren. Door een gedetailleerde prompt op te stellen op basis van ons promptstructuurmodel, instrueerden we de AI om:
- Te handelen als een expert in inkoopcontracten.
- Een SLA op te stellen met kernprestatie-indicatoren (KPI’s) zoals On-Time Delivery (OTD) en On-Quality Delivery (OQD).
- Boeteclausules te integreren bij niet-naleving.
- Essentiële juridische vereisten, milieu-, sociale en governanceverplichtingen (ESG) en procedures voor geschillenbeslechting op te nemen.
2. Betrokkenheid van stakeholders en iteratieve verfijning:
Omdat het succes van elk inkoopproces sterk afhankelijk is van grondige interne samenwerking, betrokken we stakeholders uit verschillende afdelingen — kwaliteit, marketing, productie en uiteraard legal.
Tijdens een reeks gestructureerde vergaderingen gaf elke groep gerichte feedback. Zo vroeg de kwaliteitsafdeling bijvoorbeeld om een clausule die terugkerende kwaliteitsproblemen adresseert door “terugkerend” te definiëren als voorkomend in meer dan 10% van de leveringen.
Door deze feedback te integreren in een nieuwe prompt, itereren we in realtime op het ontwerp, zodat elke input werd verwerkt en resulteerde in een contract dat zowel aan juridische normen als operationele realiteiten voldeed.
Eindresultaat:
Het eindresultaat was een robuust en uitgebreid SLA-sjabloon dat binnen enkele dagen alle kernproblemen afdekte. Deze snelle doorlooptijd onderstreepte niet alleen de efficiëntie van AI bij het stroomlijnen van contractopmaak, maar ook het belang van een goed gecoördineerd mens-machine-samenwerkingsproces.
Wil je precies zien hoe we dit hebben aangepakt, dan kan je onze volledige prompts ontvangen — zowel de initiële versie als de updates op basis van stakeholderfeedback — samen met ons promptstructuurmodel.
Klik hier om al je volledige resources te ontvangen!
AI-inkoopprocessen verankeren binnen je organisatie
Dit praktijkvoorbeeld van AI-gebruik in procurement toont aan dat wanneer AI-gedreven processen worden gecombineerd met actieve betrokkenheid van stakeholders, organisaties het volgende kunnen bereiken:
- Grotere nauwkeurigheid en compliance: ervoor zorgen dat alle noodzakelijke clausules zijn opgenomen.
- Kortere doorlooptijden: resultaten behalen in dagen in plaats van weken.
- Verbeterde samenwerking: diverse expertise samenbrengen om output te verfijnen en te optimaliseren.
Van theorie naar praktijk: onze AI Procurement-opleidingen
In de kern van onze aanpak staat de overtuiging dat een effectieve AI-integratie verder moet gaan dan theoretische discussies. Procurement promptmodellen zijn bijvoorbeeld slechts een begin. Weten hoe je ze toepast in realistische contexten en verbindt met de noden van je team is de echte uitdaging.
Onze AI procurement-opleidingen voor organisaties zijn ontworpen met deze filosofie in gedachten. Ze onderwijzen niet enkel theorie, maar bieden praktische, hands-on kaders die echte toepassingen weerspiegelen, zoals de hierboven beschreven contractopmaak.
Tijdens onze opleidingen leren deelnemers onder andere:
- Hoe je effectieve prompts opstelt: het formuleren van nauwkeurige, bruikbare instructies voor AI om relevante output te genereren.
- Iteratieve methodologieën: menselijke expertise combineren met machineprecisie via een cyclus van opstellen, beoordelen en verfijnen.
- Integratie van stakeholders: inzichten van diverse interne teams verwerken zodat AI-gegenereerde processen de expertise van je organisatie volledig capteren en naadloos worden geïntegreerd in de workflows.
Door deel te nemen aan onze AI procurement-opleidingen verwerven inkoopprofessionals de vaardigheden om AI-oplossingen te implementeren die efficiëntie stimuleren, samenwerking over afdelingen heen bevorderen en tastbare bedrijfsresultaten opleveren.
Download onze Artificial Intelligence for Procurement cursusoverzicht om onze opleidingsprogramma’s te ontdekken of neem contact op om je noden te bespreken.
