Software as a Service (SaaS) is uitgegroeid tot een populaire oplossing voor bedrijven die hun werking willen verbeteren zonder zware hardware- of software-installaties. Voor ondernemingen is het kiezen van de juiste SaaS-oplossing cruciaal, aangezien dit rechtstreeks invloed heeft op efficiëntie, schaalbaarheid en de algemene bedrijfsprestaties. Maar hoe zorg je ervoor dat je de juiste SaaS kiest en de contractvoorwaarden zo onderhandelt dat je er maximale waarde uit haalt? Hieronder vind je een stapsgewijze checklist die je helpt om SaaS-contracten efficiënt te onderhandelen.
Wat is SaaS en waarom ervoor kiezen?
SaaS verwijst naar cloudgebaseerde softwarediensten die via het internet worden aangeboden en bedrijven een flexibel, schaalbaar en kostenefficiënt alternatief bieden voor traditionele software-installaties.
Een van de belangrijkste redenen voor de opkomst van SaaS is de aanzienlijke verkorting van implementatietijden. In tegenstelling tot traditionele on-premise oplossingen zijn SaaS-applicaties vooraf geconfigureerd en meteen klaar voor gebruik. Bovendien bieden SaaS-oplossingen voortdurende feature-updates en innovaties zonder manuele tussenkomst.
Het abonnementsmodel omvat updates en onderhoud, wat de totale eigendomskost (TCO) verlaagt doordat onderhoud, upgrades en hardware-investeringen overbodig worden. Daarnaast laat dit model bedrijven toe om enkel te betalen voor wat ze gebruiken en hun gebruik eenvoudig aan te passen aan hun noden.
Toch vereist het kiezen van de juiste SaaS-oplossing meer dan enkel inzicht in de voordelen. Het vraagt om een strategische aanpak bij het onderhandelen van contracten die aansluiten bij de specifieke behoeften van het bedrijf.
We hebben een aantal belangrijke tips opgelijst om je te helpen de beste SaaS-contractvoorwaarden voor je onderneming te bekomen.
1. Definieer interne behoeften nauwkeurig
Voor je aan de onderhandelingen begint, is het essentieel om duidelijk te bepalen wat je team nodig heeft van de software. SaaS-oplossingen bevatten vaak een breed scala aan functionaliteiten, waarvan sommige zijn gebundeld in verschillende prijsformules. Daarom is het belangrijk om met je team te bespreken welke functies absoluut noodzakelijk zijn en welke optioneel.
Voorbeeld: Als je bedrijf slechts in één land actief is, is het niet nodig om te betalen voor een wereldwijde licentie, die aanzienlijk duurder is. Door te kiezen voor een nationale licentie kan je kosten besparen.
2. Kies het juiste SaaS-licentiemodel
Licentiemodellen voor SaaS-oplossingen verschillen sterk, en het kiezen van het juiste model is essentieel om een eerlijke prijs te betalen en onverwachte kosten te vermijden. Maak jezelf vertrouwd met verschillende licentieopties zoals:
- Named user-modellen: hierbij betaal je een vergoeding per individuele gebruiker die toegang krijgt tot de software. Dit is een eenvoudige aanpak, maar kan duur worden als veel gebruikers toegang nodig hebben.
- Pay-as-you-use-modellen: in dit model betaal je enkel voor het daadwerkelijke gebruik van de software. Dit is ideaal voor teams die de software sporadisch gebruiken of waarvan het gebruik sterk varieert.
- Gelijktijdige licenties: dit model laat een bepaald aantal gebruikers toe om de software gelijktijdig te gebruiken. Het kan kostenefficiënt zijn voor grotere teams waarbij niet iedereen de software op hetzelfde moment nodig heeft.
Voorbeeld: Als je een klein team hebt dat de software slechts af en toe gebruikt, kan een pay-as-you-use-model goedkoper zijn dan een named user-model. Voor een team dat toegang deelt, kunnen gelijktijdige licenties een betere optie zijn, zodat de software beschikbaar is voor wie ze nodig heeft zonder per gebruiker te betalen.
3. Anticipeer op groei of afbouw van licenties: ramp-up- en ramp-downscenario’s
Voorzie mogelijke veranderingen in het aantal licenties dat je nodig zal hebben gedurende de looptijd van het contract. Verwacht je een toename, dan kan dit je onderhandelingspositie versterken om de prijs per licentie te verlagen. Het helpt ook om de kostenimpact te begrijpen wanneer dochterondernemingen later eveneens een licentie nodig hebben.
Wees echter voorzichtig om bij de start van het contract niet te optimistisch te zijn over het aantal licenties. Vergeet niet dat het meestal eenvoudiger is om het aantal licenties te verhogen dan te verlagen. Vaak kan een vermindering enkel op specifieke momenten, zoals op de contractverjaardag of bij het einde van het contract.
4. Onderhandel hernieuwingsprijzen
Bespreek en leg hernieuwingsprijzen op voorhand vast, ongeacht of het contract een looptijd heeft van één, drie of vijf jaar.
Door het percentage van prijsstijgingen bij hernieuwing te beperken (bv. max. 5%), behoud je controle over je budget en vermijd je onverwachte kostenstijgingen. Leveranciers bieden vaak een aantrekkelijke instapprijs aan om het contract binnen te halen, maar zodra je organisatie afhankelijk wordt van de tool, kunnen ze de prijs bij hernieuwing sterk verhogen.
Wees ook voorzichtig met flat rate-overeenkomsten, aangezien deze vaak leiden tot aanzienlijke prijsstijgingen bij contractverlenging.
5. Onderhandel kosten voor maatwerk
Sommige softwareoplossingen zijn gestandaardiseerd voor alle klanten, terwijl andere maatwerk aanbieden dat is afgestemd op de specifieke behoeften van je onderneming.
Indien maatwerk mogelijk is, onderhandel de kosten op basis van de vraag of de ontwikkeling uitsluitend jouw bedrijf ten goede komt of ook herbruikbaar is voor andere klanten van de leverancier.
Voorbeeld: Als een maatwerkontwikkeling enkel jouw bedrijf ten goede komt, onderhandel dan over de ontwikkelingskost. Indien het maatwerk ook aan andere klanten kan worden doorverkocht, gebruik dit dan als hefboom om een lagere prijs te bedingen.
6. Onderhandel Service Level Agreements (SLA’s)
De Service Level Agreement bepaalt het minimale serviceniveau en de verantwoordelijkheden van de leverancier. Besteed aandacht aan de details, aangezien leveranciers vaak proberen hun aansprakelijkheid en mogelijke compensaties te beperken.
Een veelgebruikte tactiek is het voorstellen van Service Level Objectives (SLO’s) in plaats van bindende SLA’s. In tegenstelling tot SLA’s, die afdwingbare verbintenissen zijn, zijn SLO’s louter doelstellingen zonder juridische verplichting.
Streef naar SLA’s die hersteltijden garanderen in plaats van louter toewijzingstijden:
- TTO (Time to Own): garandeert enkel een termijn voor het toewijzen van het probleem en het openen van een ticket.
- TTR (Time to Resolve): garandeert een specifieke termijn waarbinnen het probleem effectief wordt opgelost.
Zorg ervoor dat de SLA boetes bevat bij niet-naleving en bepalingen voor vroegtijdige beëindiging van het contract zonder sancties indien de leverancier herhaaldelijk de SLA’s niet haalt.
7. Onderhandel een reversibiliteitsplan
Voorzie het einde van het contract door een exitstrategie te onderhandelen die een vlotte overgang naar een andere leverancier garandeert.
Dit omvat de benodigde tijd en bijhorende kosten, evenals het proces en de kosten voor datamigratie. Maak duidelijke afspraken over hoe en tegen welke kost je je data aan het einde van het contract kan terugkrijgen van de leverancier.
Door deze checklist te volgen, ben je goed voorbereid om je SaaS-aankopen te onderhandelen, stem je functionaliteiten en kosten af op de reële behoeften van je bedrijf en verzeker je gunstige voorwaarden, zowel tijdens de looptijd van het contract als daarna.
Heb je hulp nodig bij het bepalen van je behoeften, het opstellen van een RFP, het selecteren van de juiste partner of het onderhandelen van een contract? Onze procurement consultants helpen je graag verder!
