Home Expertise Inkoopexpertise Krijg inzicht in uw uitgaven en houd ze onder controle. Analyse van uitgaven

Spendanalyse

Krijg inzicht en controle over uw kosten

Neem contact op

Hoe spendanalyse uw winstgevendheid kan verbeteren

Wanneer u uw winstgevendheid wilt of moet verbeteren, is het vaak eenvoudiger om kosten te besparen dan om de omzet te verhogen. Aangezien uitgaven gemiddeld 60% van de omzet van een bedrijf vertegenwoordigen, is het cruciaal om deze helder en nauwkeurig te begrijpen.

 

Altesia pakt dit aan door een gedetailleerde spend map op te stellen, die inzicht geeft in:

  • Wie welke producten aankoopt en hoe vaak
  • Waar het geld van het bedrijf naartoe gaat

 

Het doel: bedrijven voorzien van een holistisch en duidelijk inzicht in hun kosten, zodat uitgaven beter afgestemd worden op budgetten en weloverwogen beslissingen mogelijk zijn.

Wat is een spendanalyse?

Spendanalyse is het proces van het verzamelen, categoriseren en analyseren van uitgavendata van een organisatie om kostenefficiëntie en betere inkoopbeslissingen te realiseren. Het helpt bedrijven om inzicht te krijgen in hun uitgaven, besparingskansen te identificeren en leveranciersrelaties te verbeteren. Een goed uitgevoerde spendanalyse geeft inzicht in wie uitgeeft, waaraan, bij wie en waarom, en ondersteunt transparantie en strategische sourcing.

Voordelen van een spendanalyse

  • Inzicht in uitgavenpatronen Zonder dit duidelijke inzicht in uw uitgaven is het moeilijk te begrijpen waar het geld naartoe gaat en het bedrijf effectief te beheren.
  • Kostenoptimalisatie Identificeer welke kosten kunnen worden verlaagd en zorg ervoor dat elke uitgave uw bedrijfsdoelstellingen ondersteunt.
  • Risicobeheer Het in kaart brengen van kosten en het beoordelen van bijbehorende risico’s draagt bij aan sterk databeheer en is essentieel voor de duurzaamheid van een onderneming.
  • Verbetering van leveranciersprestaties Inzicht in de kosten die verbonden zijn aan leveranciers is cruciaal om leveranciersrelaties te evalueren. Aanpassingen kunnen nodig zijn om beter aan te sluiten bij de financiële doelstellingen van het bedrijf of om de operationele efficiëntie te verbeteren.

Uitdagingen en valkuilen van spendanalyse

Hoewel spendanalyse een krachtig instrument is voor inkoopoptimalisatie, gaat het gepaard met verschillende uitdagingen en mogelijke valkuilen.

  • Datacomplexiteit & kwaliteitsproblemen

    Het beheren van spenddata vormt een grote uitdaging, aangezien informatie vaak verspreid is over meerdere systemen (ERP, boekhoudsoftware, inkoopplatformen), wat consolidatie bemoeilijkt.

     

    Inconsistente formaten, dubbele invoer en ontbrekende informatie maken het proces nog complexer en leiden tot onnauwkeurige inzichten. Het niet meenemen van verborgen uitgaven, zoals maverick buying, vertekent de analyse verder.

     

    Daarnaast kan manuele datacleaning en classificatie tijdrovend en resource-intensief zijn, wat de optimalisatie van inkoop vertraagt.

     

    Om deze uitdaging te overwinnen, kan het zinvol zijn te investeren in business intelligence (BI)-oplossingen die dataverzameling, standaardisatie en visualisatie automatiseren en zo realtime, nauwkeurige rapportering garanderen.

  • Focus enkel op korte termijn en snelle successen

    Een van de grootste risico’s bij spendanalyse is een kortetermijnvisie, waarbij bedrijven zich richten op onmiddellijke kostenbesparingen in plaats van op langetermijnwaardecreatie.

     

    Hoewel het identificeren van snelle besparingen belangrijk is, kan het prioriteren van kortetermijnkostenreductie boven leveranciersrelaties, kwaliteit en risicobeheer leiden tot hogere kosten op lange termijn en operationele verstoringen.

     

    Zo kan het kiezen van een goedkopere leverancier zonder rekening te houden met betrouwbaarheid of compliancerisico’s resulteren in instabiliteit in de supply chain, hogere verborgen kosten of gemiste innovatiekansen.

Hoe wij een spendanalyse uitvoeren

Onze aanpak is:

  • grondig: we vermijden de klassieke fout van oppervlakkigheid
  • holistisch: we bieden een volledig overzicht van de kosten
  • datagedreven

 

Dit stelt organisaties in staat om de bredere context en de wisselwerking tussen uitgaven en bedrijfsactiviteiten te begrijpen, wat leidt tot efficiënter kostenbeheer en beter onderbouwde beslissingen.

  • Spend mapping

    Altesia verzamelt, zuivert en inventariseert alle relevante transacties en uitgavendata van een organisatie en classificeert deze als directe aankopen (grondstoffen, apparatuur, enz.) of indirecte aankopen (marketingdiensten, consultants, transport, enz.). Dit levert een volledig overzicht op van interne en externe kosten, met inzicht in uitgavenpatronen en optimalisatiemogelijkheden.

  • Analyse van leveranciersuitgaven (ABC-analyse)

    Deze analyse geeft inzicht in:

    • Welke leveranciers het meest kritisch zijn voor de onderneming (bedrijfscontinuïteit, kwaliteitsborging, enz.)
    • Welke leveranciers verantwoordelijk zijn voor het grootste deel van de uitgaven

    Deze diepgaande leveranciersanalyse maakt het mogelijk om relaties te heroriënteren en de inkoopstrategie te optimaliseren, bijvoorbeeld door minder kritische leveranciers verder te automatiseren.

  • Risicobeheer

    • Het classificeren en analyseren van uitgaven helpt om bijbehorende risico’s te evalueren en paden voor risicobeperking te identificeren. Voor externe kosten kan dit betekenen dat leveranciersrelaties worden gestuurd richting “spend onder contract”, wat doorgaans als minder risicovol wordt beschouwd dankzij vooraf vastgelegde voorwaarden en een lagere kans op eenzijdige wijzigingen.

  • Data-analyse en kruisverwijzingen

    Kwalitatieve data, idealiter over een periode van minstens drie jaar, biedt een cruciaal langetermijnperspectief. Dit maakt het mogelijk om:

    • kostentrends te begrijpen
    • de impact ervan op intern management te beoordelen
    • verbeterpunten te identificeren
    • inefficiënties bloot te leggen, zoals dubbele of onnodige aankopen
    • uitgaven beter te plannen en te anticiperen om onverwachte kosten te beperken

Resultaten van een spendanalyse

Als resultaat van de spendanalyse streven we ernaar om:

  • Potentiële niveaus van kostenoptimalisatie te bepalen, vaak goed voor 10 tot 15% besparing ten opzichte van de afgelopen vijf jaar.
  • Het leveranciersbeheer te optimaliseren.
  • De tijd die nodig is voor managementbeslissingen te verkorten dankzij een duidelijke, gestructureerde en nauwkeurige spendanalyse.
  • Uiteindelijk de rendabiliteit en operationele efficiëntie van uw organisatie te verbeteren.

 

De oplevering bestaat uit een uitgebreide spend map met analyse van:

  • Het type uitgaven: Opex vs. Capex, direct vs. indirect, ABC-classificatie (op basis van bedrijfswaarde, complexiteit en transacties), leveranciersclassificatie
  • Strategische leveranciersmapping als basis voor risicobeheer
  • Analyse van contractdekking
  • Identificatie van quick wins voor kostenoptimalisatie

Wat we niet doen

  • Hier zijn enkele zaken die u ons niet zult zien doen:
    Uitgaven beoordelen: wij oordelen niet over eerdere uitgaven of investeringsbeslissingen.
  • Aanbevelingen doen zonder data: wij doen nooit aanbevelingen zonder grondige analyse van historische uitgaven en validatie van de gegevens.
  • Standaardstrategieën opleggen: wij leggen geen optimalisatiestrategieën op die niet aansluiten bij de unieke realiteit van het bedrijf.
  • Technologische afhankelijkheid creëren: wij vermijden het creëren van een technologische lock-in en zorgen ervoor dat onze aanbevelingen niet gekoppeld zijn aan specifieke software of tools.

Ons doel is om praktische oplossingen te leveren die écht voor u werken, niet louter standaardadvies.