Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle B2B-transacties in België. Slechts de helft van de bedrijven is er klaar voor, terwijl er geen uitstel van de deadline komt en bedrijven op die datum in staat moeten zijn om conforme e-facturen te verzenden en te ontvangen. De Belgische belastingadministratie zal een voorwaardelijke tolerantieperiode van drie maanden toepassen (januari–maart 2026) voor inbreuken die verband houden met het nieuwe regime, maar alleen als de belastingplichtige kan aantonen dat hij zijn conformiteitsinspanningen vóór de startdatum is begonnen. Bedrijven die pas in 2026 starten met de implementatie, zullen geen beroep kunnen doen op deze tolerantie.
Niet zeker wat je moet doen om in regel te zijn? Doe deze test om op basis van je huidige situatie en infrastructuur de aanbevolen oplossing te ontdekken.
Nog enkele dagen tot 2026… en slechts de helft van de bedrijven is klaar
De federale administratie bevestigde begin december dat meer dan de helft van de Belgische bedrijven nog de nodige stappen moet zetten om te voldoen aan de nieuwe regels rond elektronische facturatie.
Van de 1,2 miljoen btw-plichtige ondernemingen in België zijn er momenteel slechts 515.000 geregistreerd op het Peppol-netwerk, het verplichte kanaal voor e-facturatie (bron: L’Echo).
De fiscus bevestigt: beperkte tolerantie, geen uitstel en boetes op het spel!
Om bedrijven te helpen zich aan te passen, heeft de FOD Financiën bevestigd dat er een overgangsperiode van tolerantie zal gelden van 1 januari tot 31 maart 2026. Tijdens deze eerste drie maanden zullen bedrijven die aantoonbare inspanningen hebben geleverd maar met technische problemen kampen, niet onmiddellijk worden beboet. Er is echter geen tolerantie voor bedrijven die hun conformiteitstraject pas in 2026 starten.
Met andere woorden: de klok blijft tikken. Bedrijven moeten vanaf 1 januari 2026 klaar zijn om e-facturen via Peppol te verzenden en te ontvangen … of later het risico lopen op sancties.
De boetes bij niet-naleving zijn vast en niet-proportioneel:
- €1.500 bij een eerste overtreding
- €3.000 bij een herhaling
- €5.000 bij verdere overtredingen
Deze bedragen gelden ongeacht het factuurbedrag, wat betekent dat zelfs kleine ondernemingen geconfronteerd kunnen worden met aanzienlijke kosten wanneer ze de hervorming negeren.
Waarom de verplichting tot e-facturatie in België?
Het doel van verplichte e-facturatie in België is het verbeteren van efficiëntie, het beperken van fouten en het verhogen van de transparantie in financiële transacties.
De belangrijkste doelstellingen zijn:
- E-rapportering: realtime delen van financiële gegevens met de belastingadministratie.
- Bestrijding van fiscale fraude: minder ruimte voor belastingontwijking dankzij betere controle.
- Administratieve vereenvoudiging: wegwerken van manuele invoer en naadloze integratie tussen bedrijfssystemen.
Voor bedrijven draait e-facturatie niet alleen om compliance. Het is ook een strategische opportuniteit om je werking te moderniseren.
Door deze veranderingen tijdig te omarmen, kan je:
- Operationele efficiëntie realiseren
- Administratieve lasten verminderen en tijd besparen
- Fouten reduceren
- Snellere betalingen ontvangen
- Een betrouwbare en actuele boekhouding behouden
- Aanzienlijke kostenbesparingen realiseren
Welke Belgische bedrijven vallen onder e-facturatie?
E-facturatie is in België al verplicht voor B2G-transacties (Business-to-Government):
- Sinds november 2022 voor overheidsopdrachten boven €215.000.
- Vanaf maart 2024 voor overheidsopdrachten boven €3.000.
De verplichting wordt nu uitgebreid naar B2B (Business-to-Business) transacties en wordt verplicht vanaf 1 januari 2026 voor alle btw-plichtige ondernemingen.
Er zijn enkele uitzonderingen:
- Failliete ondernemingen.
- Bedrijven zonder vaste inrichting in België.
- Entiteiten onder de btw-vrijstellingsregeling.
- Handelingen vrijgesteld onder artikel 44 van het btw-wetboek, zoals medische en onderwijsdiensten.
Val je onder deze uitzonderingen, dan is e-facturatie mogelijk niet verplicht, maar de invoering ervan kan je werking wel vereenvoudigen.
B2C-transacties (Business-to-Consumer) vallen niet onder deze regelgeving.
Peppol begrijpen
E-facturatie gaat niet enkel over het digitaal versturen van een factuur. De nieuwe regelgeving legt het gebruik op van een specifiek netwerk: Peppol (Pan-European Public Procurement Online).
Peppol creëert een gemeenschappelijke taal voor e-facturatie. Dit systeem is:
- Gestandaardiseerd – met gestructureerde dataformaten
- Gedecentraliseerd – via een verspreid netwerk voor meer betrouwbaarheid
- Interoperabel – waardoor bedrijven en systemen over landsgrenzen heen vlot kunnen communiceren
- Veilig – met bescherming van vertrouwelijkheid en authenticiteit via gecertificeerde Access Points
Wat is een access provider en waarom heb je er één nodig?
Peppol werkt zoals een telefoonnetwerk: het voorziet de infrastructuur voor vlotte communicatie. Net zoals je een telecomoperator nodig hebt om het telefoonnetwerk te gebruiken, heb je een gecertificeerde Access Point Provider nodig om verbinding te maken met Peppol. Deze providers fungeren als tussenpersonen en stellen bedrijven in staat om facturen veilig en conform het Peppol-formaat te verzenden en te ontvangen. Zonder Access Point Provider kan je niet rechtstreeks communiceren met het Peppol-netwerk.
Voorbeelden van gecertificeerde Peppol Access Point Providers zijn onder andere: SAP, Sage, Microsoft Dynamics 365, Horus, Odoo en Oracle. Hier vind je de volledige lijst van gecertificeerde Peppol-providers.
Hoe elektronische facturatie implementeren?
1. Controleer je ERP- of boekhoudsoftware
-
- Ga na of je systeem een Peppol access point heeft en activeer dit
- Zo niet, bekijk onze aanbevelingen hieronder
2. Registreer je op het Peppol-netwerk
-
- Deel je bedrijfsnaam, ondernemingsnummer en contactgegevens
- Je ontvangt vervolgens je Peppol-ID en verbindingsgegevens om in te geven in je ERP- of boekhoudsoftware
3. Train je team
-
- Zorg ervoor dat je medewerkers of externe accountants vertrouwd zijn met het nieuwe systeem
Voorbeeld: Peppol activeren in Odoo
Ga in Odoo naar de module Boekhouding, kies Configuratie en vervolgens Parameters. Vul daarna de verbindingsgegevens in die je ontving bij het aanmaken van je Peppol-account:
Wat als je geen ERP hebt, of als je ERP niet Peppol-gecertificeerd is?
Heb je geen ERP, of staat je ERP niet op de lijst van gecertificeerde Peppol Access Point Providers, dan zijn er andere oplossingen.
Doe hier de test om te ontdekken wat je in jouw situatie moet doen.
Ondersteunende maatregelen voor e-facturatie voor Belgische kmo’s en freelancers
Om kmo’s en zelfstandigen te ondersteunen bij de invoering van elektronische facturatie, heeft de Belgische overheid specifieke fiscale stimulansen ingevoerd die zowel investeringskosten als operationele uitgaven dekken.
- Investeringskosten (CAPEX): Wanneer een onderneming nieuwe facturatiesoftware aankoopt en installeert – bijvoorbeeld de implementatie van een ERP zoals Odoo – wordt deze uitgave beschouwd als een investering in digitale activa en komt ze in aanmerking voor een verhoogde investeringsaftrek van 20% (in plaats van de gebruikelijke 15,5%) vanaf 1 januari 2025. Dit geldt voor kosten die als activa op de balans worden geboekt.
- Operationele kosten (OPEX): Wanneer een onderneming een maandabonnement betaalt voor Peppol-conforme facturatiesoftware, worden deze kosten geboekt als bedrijfskosten in de resultatenrekening (P&L). Om de invoering te stimuleren, kunnen ondernemingen van 2024 tot 2027 een verhoogde fiscale aftrek van 120% toepassen op deze kosten, inclusief abonnementskosten en consultancy-uitgaven die nodig zijn om te voldoen aan de nieuwe e-facturatiestandaarden.
Deze verhoogde aftrek is echter alleen van toepassing op bijkomende kosten die rechtstreeks verband houden met e-facturatie (zoals het verzenden en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen) en dekt geen afschrijvingskosten van eerdere investeringen. Door gebruik te maken van deze fiscale stimulansen kunnen bedrijven de financiële impact van de overstap naar e-facturatie aanzienlijk beperken en tegelijk hun werking moderniseren.
Ben je klaar om de overstap naar e-facturatie te maken? Wij helpen je om deze transitie vlot te beheren. Onze Finance en Tax & Accounting consultants staan klaar om te ondersteunen, of het nu gaat om een kleine API-update of een volledige ERP-implementatie!
Neem vandaag nog contact met ons op om te bespreken hoe we jouw overgang naar elektronische facturatie kunnen ondersteunen.
