Als je regelmatig financiële rapporten opstelt of rekent op je financecollega’s om die aan te leveren, weet je hoe cruciaal ze zijn om een bedrijf te sturen voorbij louter compliance.
Duidelijke, tijdige en correcte financiële rapporten helpen je niet alleen om de financiële gezondheid van je onderneming te beheren, maar leveren ook waardevolle inzichten voor strategische besluitvorming.
Toch kan het opstellen van deze rapporten erg tijdrovend zijn. Met Power BI, Microsofts toonaangevende business analytics-tool, kan je dit proces aanzienlijk versnellen en vereenvoudigen.
Zo kan je Power BI inzetten binnen je business intelligence-strategie om je financiële rapportering te verbeteren en te vereenvoudigen.
1. Centraliseer databronnen met Power BI
Power BI laat je toe om verschillende databronnen te consolideren, waardoor je geen informatie meer manueel hoeft te verzamelen uit uiteenlopende systemen. Met Power BI kan je je rapporten rechtstreeks koppelen aan databanken, gedeelde Excel-bestanden, ERP-systemen, CRM-systemen en andere operationele platformen.
Deze gecentraliseerde aanpak bespaart tijd en zorgt ervoor dat alle noodzakelijke data geïntegreerd is in je rapporten. Bovendien verlaagt dit het risico op fouten die gepaard gaan met manuele dataverzameling.
2. Realtime data-updates
Door je databronnen te koppelen aan Power BI, zorg je ervoor dat je financiële rapporten realtime worden bijgewerkt. Zo kan je bijvoorbeeld Power BI verbinden met je CRM-systeem om dagelijkse facturatiegegevens op te volgen zonder manuele tussenkomst.
Deze realtime connectiviteit maakt manuele data-extracties overbodig en garandeert nauwkeurigheid en efficiëntie. Jij en je teams hebben de data altijd bij de hand: geen dagelijkse e-mails meer nodig om collega’s om cijfers te vragen!
3. Personaliseer rapporten met interactieve visuals
Dankzij de flexibiliteit van Power BI kan je gepersonaliseerde rapporten creëren met uiteenlopende visualisaties zoals grafieken, tabellen en kaarten. Tot zover niets heel anders dan Excel, toch? Het verschil zit in het feit dat deze visuals dynamisch zijn en aan elkaar gekoppeld kunnen worden, wat zorgt voor een interactieve ervaring. Met één klik op een datapunt past het volledige rapport zich aan op basis van de geselecteerde informatie. Daarnaast ondersteunt Power BI aangepaste berekeningen via DAX-formules, waardoor je KPI’s en metrics kan ontwikkelen die perfect aansluiten bij je noden op vlak van financiële rapportering.
Power BI laat je toe om emailmeldingen te configureren op basis van specifieke drempels of voorwaarden. Deze functie is bijzonder nuttig voor het monitoren van cruciale financiële indicatoren. Zo kan je bijvoorbeeld een e-mail ontvangen wanneer je maandelijkse omzet een bepaalde doelstelling overschrijdt, zonder het rapport manueel te moeten raadplegen. Deze proactieve aanpak zorgt ervoor dat je steeds op de hoogte blijft van belangrijke wijzigingen in je financiële data.
Op dezelfde manier kan je Power BI koppelen aan je CRM-systeem om e-mailmeldingen naar het salesteam te sturen over de voortgang van hun verkoopdoelstellingen, op basis van vooraf gedefinieerde drempels of vaste momenten (bv. elke vrijdag).
4. Stel e-mailmeldingen in voor sleutelindicatoren
Samengevat is Power BI een krachtige tool die je financiële rapporteringsprocessen kan transformeren door realtime inzichten, aanpasbare visualisaties en sterke beveiligingsopties te bieden. Door deze vijf strategieën toe te passen, kan je je financestrategie optimaliseren en met vertrouwen datagedreven beslissingen nemen.
Heb je hulp nodig bij het opzetten van je financiële rapportering met Power BI? We helpen je natuurlijk graag verder!
5. Beheer toegangsrechten en deel rapporten veilig
Power BI biedt flexibele deelopties waarmee je rapporten eenvoudig kan verspreiden onder relevante stakeholders. Via de online versie van Power BI kan je rapporten delen met een eenvoudige hyperlink, zodat collega’s de visualisaties kunnen bekijken zonder extra software. Je kan ook de optie “alleen-lezen” gebruiken om ongewenste wijzigingen te voorkomen.
Voor extra beveiliging kan je gepersonaliseerde toegangsrechten instellen per gebruiker via RLS – m.a.w. Role Level Security. Met behulp van DAX-formules kan je bovendien eenvoudig toegang beperken tot een specifieke regio of een bepaald gebied. Zo blijft gevoelige financiële informatie beschermd, terwijl samenwerking mogelijk blijft.
